Als woningcorporatie wil je niet voor verrassingen komen te staan in je onderhoudsproces. Een goede MJOB is daarvoor essentieel. Hoe vult woningcorporatie Wold & Waard – verantwoordelijk voor zo’n 5.500 woningen in het Westerkwartier – dat zo goed mogelijk in? CorporatieGids.nl sprak daarover met Regisseur Planmatig Onderhoud Danny Gijsbertha en Medewerker Informatie Vastgoedbeheer Johan Steensma.
Omdat corporatieprocessen steeds meer in elkaar verweven zitten, wordt het steeds belangrijker om de MJOB actueel te houden, begint Danny het gesprek: “Kijk bijvoorbeeld naar de verduurzamingsopgave waar ook Wold & Waard voor staat. Dat grijpt terug naar data over kozijnen en daken, data de je vanuit je MJOB ook helder moet hebben en moet weten. Het actueel houden van data wordt daarom steeds belangrijker, en is voor ons een grote uitdaging bij het MJOB-proces.”
Makkelijke tool
Op een juiste manier hierbij ondersteund worden in software, was volgens Johan lastig: “Vroeger hadden we meerdere programma’s voor de MJOB binnen onze organisatie draaien. Dat ging op zich prima, maar omdat deze processen en de bijbehorende data steeds belangrijker worden voor andere processen, is dat op een gegeven moment niet meer werkbaar. We zijn daarom vier jaar geleden overgestapt naar Plato. Hiermee hebben we een makkelijke én gebruiksvriendelijke tool om onze MJOB in te vullen. Daarnaast maken we ook gebruik van ander Aareon-producten, waardoor we maar één aanspreekpunt hebben, koppelingen makkelijker zijn én updates ook sneller doorgevoerd worden.”
Vlekkeloze communicatie
Voor de andere processen is het immers essentieel dat systemen goed met elkaar communiceren, vervolgt Danny: “Wij vormen met z’n tweeën het ‘MJOB-team’ bij Wold & Waard. Als we data willen exporteren naar de afdeling Strategie, wil je dat dat met een druk op de knop gebeurt. En hun data moet vervolgens weer makkelijk naar de afdeling Financiën kunnen worden gezet. Vlekkeloze communicatie tussen systemen ligt daaraan ten grondslag.”
Actuele data
Het actueel houden van data is ook de verantwoording van Danny en Johan. “De ‘grote’ wijzigingen voeren we direct door, zoals wanneer een douche of een aanrechtblad vervangen wordt,” legt Johan uit. “Ook als er facturen binnenkomen, zorgen wij ervoor dat dat direct wordt aangepast zodat zoveel mogelijk gebruikgemaakt wordt van actuele gegevens. Sommige zaken kun je echter maar één keer per jaar doen, zoals de indexatie of het toevoegen van woningen. Daar plannen we met z’n tweeën jaarlijks een moment voor in.”
Fusie
Inmiddels staat het nieuwe MJOB-proces stevig bij Wold & Waard, beaamt Johan: “We hebben de afgelopen jaren dan ook veel geleerd, over het proces én het systeem dat we gebruiken. Toch kwam de grootste les afgelopen jaar toen we fuseerden met Huisvesting Vredewold, waardoor ons bezit groeide met 500 woningen en 20 complexen. Omdat dit op dat moment niet automatisch kon worden ingelezen, hebben we besloten de eenheden – aangezien het toch niet heel veel was – handmatig in ons systeem te zetten. Omdat je normaliter alles automatisch doet en nu handmatig dingen toevoegt, leer je heel veel over het systeem. Bijvoorbeeld hoe je een recept aanmaakt en koppelt aan een complex. Zo kregen we ideeën over hoe we Plato nog beter kunnen inzetten in onze bedrijfsvoering. Natuurlijk is alles handmatig doen monnikenwerk, maar iedere nieuwe gebruiker raden we daarom van harte aan een aantal complexen handmatig in te voeren zodat je het systeem écht leert kennen.”
Data op één plek
“Daarnaast willen we de komende periode met Aareon samenwerken om nog meer synergie uit de systemen te halen,” sluit Danny af. “Zo wordt het ERP-systeem Tobias AX geüpdatet naar Tobias 365 waardoor we hopen dat koppelingen nóg beter gaan werken en het uitwisselen van gegevens nog makkelijker gaat. Ook willen we data binnen Wold & Waard centraliseren. We houden bijvoorbeeld gegevens bij in ons ERP-systeem én een woningcartotheek, en willen dat terugbrengen naar één plek. Als laatste zouden we de functie aan Plato willen toevoegen om scenario’s te simuleren, om zo het onderhoud van onze woningen steeds beter en efficiënter vorm te geven.”
Bron: CorporatieMedia, Foto: Wold & Waard
Wat is het toch ieder jaar een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En wat was deze 13e editie - afgelopen…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine Maart 2024 - Huurderstevredenheid Inhoud Cécile Engelsma (WormerWonen): Huurderstevredenheid draagt bij aan ons bestaansrecht…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
