• Home
• Nieuws

Dim de Waal (Woonstichting Hulst): Nieuw DMS randvoorwaarde om informatiemanagement steeds efficiënter in te richten

Geplaatst door CorporatieMedia op Friday 27 October 2023

De hoeveelheid documenten, documentstromen en dossiers bij woningcorporaties groeit exponentieel. Als organisatie wil je grip houden op al deze data zodat het veilig wordt bewaard én kan worden gebruikt in je processen. Hoe pakt de Zeeuwse corporatie Woonstichting Hulst dit aan en welke rol speelt haar nieuwe DMS hierin? CorporatieGids.nl sprak erover met Manager Financiën en Wonen Dim de Waal: “We kregen vrij abrupt te horen dat de services van ons oude DMS zouden worden gestaakt. We zijn daarom in twee maanden tijd overgestapt naar een nieuw systeem.”

Binnen Woonstichting Hulst is er – net als bij andere corporaties – een grote hoeveelheid aan fysieke en digitale documentstromen, begint Dim. “Vooral die laatste categorie wordt steeds groter. Vanuit deze documentstromen ontstaan acties en werkprocessen. Het behouden van grip en overzicht op deze documentstromen vormt voor ons een belangrijke uitdaging.”

Alles op één centrale plek
Efficiënt informatiemanagement betekent volgens Dim dat de corporatie uit Zeeuws-Vlaanderen op ieder moment een actueel beeld heeft van haar informatie. “Hiervoor maken we sinds begin dit jaar middenin ons ICT-landschap gebruik van Klantvenster Online als DMS. Op deze centrale plek wordt informatie zoals huurdersdossiers, interne documenten en documentstromen gearchiveerd. Het is voor onze bedrijfsvoering van belang dat we altijd toegang hebben tot deze informatie en dit ook makkelijk kunnen doorzoeken.”

Kloppend archief
De hoeveelheid data stijgt exponentieel, merkt Dim ook: “Het Archief binnen Klantvenster Online is qua taxonomie afgestemd op geldende VERA-standaarden. Hierdoor kunnen wij makkelijk koppelen met andere applicaties en allerhande processen die binnen Woonstichting Hulst lopen. Bright Answers – de leverancier van ons DMS – heeft hierin een basis gezet waardoor wij ongeacht de hoeveelheid aan data verzekerd zijn van een kloppend archief.”

Korte implementatieperiode
De tijd tussen keuze en livegang van het nieuwe documentmanagementsysteem was slechts twee maanden, blikt Dim terug: “Wij maakten namelijk gebruik van een op maat gemaakt archief. Van de leverancier kregen wij echter vrij abrupt te horen dat de services voor hun DMS zouden worden gestaakt. Bright Answers biedt haar modules aan voorzien van een standaard inrichting. Daarnaast kon op een slimme manier de training en inrichting worden gecombineerd. Dit is van doorslag geweest om de doorlooptijd van de implementatie zo kort mogelijk te houden.”

“Daarnaast waren de eenvoud in het gebruik en de integratiemogelijkheden met ons ERP-systeem XBIS én omliggende applicaties zoals Postex en SmartDocuments voor ons een belangrijk pluspunt om voor Bright Anwers te kiezen. Ook rust het Klantvenster Online DMS op SharePoint 365, waardoor er kan worden geïntegreerd met Microsoft native applicaties als Outlook en Microsoft Office. Dat maakt dat medewerkers efficiënter hun werk kunnen doen en op een effectieve manier onze huurders kunnen helpen.”

Ongestructureerde data wegschrijven
Hoewel het DMS inmiddels al enkele maanden draait binnen Woonstichting Hulst, is de corporatie niet ‘klaar’, legt Dim uit: “Klantvenster Online biedt veel integratiemogelijkheden met ons bredere landschap. Zo zijn we aan het nadenken hoe ongestructureerde data met een druk op de knop kan worden weggeschreven naar het archief. Dat biedt – zeker met het oog op de groeiende hoeveelheid documenten binnen onze organisatie – mogelijkheden om informatiemanagement steeds efficiënter in te richten.”

Bron: CorporatieMedia, Foto: Wst Hulst