De digitalisering van processen en documenten is bij veel corporaties in volle gang, maar in de praktijk blijkt dat techniek alleen niet voldoende is. Ook bij De Sleutels vroeg de overstap naar digitale archivering om aanpassingen, maatwerk en vooral: draagvlak binnen de organisatie. Manager Financiën en Bedrijfsvoering Driss Ousji vertelt hoe de Leidse corporatie leerde dat succesvolle digitalisering pas echt werkt als systemen de werkprocessen ondersteunen – en niet andersom. “Onze medewerkers vormen het vertrekpunt; technologie is er om hun werk én de dienstverlening aan huurders makkelijker te maken.”
De Sleutels begon in 2021 met de modernisering van haar informatievoorziening, opent Driss het gesprek: “Eén van onze zeven sleutelprincipes luidt: ‘Samenwerken is de sleutel’. Met het oog op het verbeteren van zowel de interne als externe samenwerking, zijn we gestart met de overstap naar SharePoint. Deze samenwerking vraagt om systemen die niet alleen modern en veilig zijn, maar vooral onze processen en klantgerichte dienstverlening ondersteunen. De pilot begon bij de afdeling Vastgoed, waar intensieve samenwerking met interne en externe partners de norm is, en dat later werd uitgebreid naar andere afdelingen. De resultaten waren echter niet volgens verwachting, en aangezien we ook met de migratie naar de cloud bezig waren, hebben we besloten om daar prioriteit aan te verlenen.”
Centrale documentbibliotheek
“De tegenvallende bevindingen in de pilot werden grotendeels veroorzaakt door de toenmalige visie van Microsoft om een documentbibliotheek te gebruiken waarin metadata leidend zijn,” zegt Driss hierover. “Maar dat bleek niet voor alle afdelingen goed aan te sluiten op hun werkwijze. Voor sommige afdelingen, zoals Financiën en Bedrijfsvoering, bleek het zoeken via metadata intuïtief en efficiënt. Zij konden snel documenten terugvinden op basis van codes, wat hun werkproces makkelijker maakte. Daarentegen had team Onderhoudsservice moeite met het loslaten van de vertrouwde mappenstructuur. Het ontbreken van hiërarchische mappen maakte het voor hen lastig om documenten te vinden, waardoor frustratie en knelpunten ontstonden. Dit onderstreept wat mij betreft dat de huurder en de medewerker het uitgangspunt moeten zijn voor de inrichting van systemen, en niet andersom.”
Hybride aanpak
In 2024 pakte De Sleutels het SharePoint-project na de tijdelijke onderbreking weer op. Driss: “Op basis van de behoeften van de medewerkers, kozen we voor een hybride aanpak waarin metadata en een mappenstructuur worden gecombineerd. Deze aanpak is noodzakelijk omdat we alleen op deze manier de verschillende gewenste werkwijzen van alle afdelingen kunnen ondersteunen. Het biedt de medewerkers nu meer flexibiliteit en zorgt voor een betere vindbaarheid van documenten. Bovendien zorgt de herkenbare structuur voor een snellere en hogere adoptiegraad.”
Complexere inrichting systemen
De hybride aanpak betekent volgens Driss wel een complexere inrichting van de systemen, omdat de metadata en de mappenstructuur beide beheerd moeten worden. “Uit de pilot bleek ook het risico van inconsistent gebruik van metadata. Inmiddels zijn daar afspraken over gemaakt met de afdelingen die deze metadata willen gebruiken. Door mensen vanaf het begin te betrekken, is er een goed draagvlak ontstaan waarbij collega’s elkaar helpen en stimuleren om de metadata consistent te gebruiken. De eerste ervaringen zijn positief omdat we nu de mogelijkheid hebben om gelijktijdig aan documenten te werken, ook met externe partijen, wat zorgt voor veel tijdswinst. Transparantie is eveneens een groot voordeel, want iedereen kan aan de hand van voorgestelde wijzigingen zien hoe een ander ergens over denkt. Onze huurders zullen vrijwel niets merken van deze verandering, maar het betekent wel een betere dienstverlening omdat collega’s sneller relevante informatie kunnen vinden.”
Hogere kwaliteit
“Inmiddels is SharePoint (DMS Online) ook uitgebreid met een koppeling naar Zig Maintenance, wat zorgt voor een directe integratie tussen onderhoudsverzoeken en bijbehorende documentatie,” legt Driss enthousiast uit. “Medewerkers kunnen onderhoudsgegevens nu eenvoudig en direct inzien en verwerken in Dynamics Empire, wat niet alleen tijd bespaart en het risico op fouten verkleint, maar ook bijdraagt aan een hogere kwaliteit van dienstverlening.”
Lerende houding
Op de vraag wat de nieuwe manier van werken vraagt van de gebruikers, antwoordt Driss: “Betrokkenheid, digitale vaardigheden en een lerende houding. Een mooi voorbeeld van dat laatste is een complete afdeling die onlangs aangaf meer te willen weten over SharePoint. Ze hebben zelf een cursus uitgezocht en gezamenlijk gevolgd. Dat soort initiatieven delen we actief op ons intranet om collega’s te inspireren. Daarnaast ondersteunen we de medewerkers actief bij de adoptie van nieuwe ICT-tooling en bieden we begeleiding via ambassadeursrollen en werkgroepen.”
Sleutelprincipes
“De feedback van de medewerkers is essentieel voor de inrichting en voortdurende verbetering van onze systemen. Organisatiebreed investeren we in digitale vaardigheden en voorzien we in heldere werkinstructies en begeleiding, zodat iedereen goed met de nieuwe systemen uit de voeten kan. Hersense adviseert ons bij dit project en is voor ons meer dan een strategische en technische partner. Zij begeleiden het leerproces rond digitale samenwerking en helpen bij het structureren van projecten, trainen van medewerkers en ondersteunen van verandermanagement. De aanpak van Hersense sluit goed aan bij onze sleutelprincipes, zoals ‘Als je blijft leren, kom je verder’ en ‘Samenwerken is de sleutel’.”
Digitale transformatie
Volgens Driss staat De Sleutels aan de vooravond van een volledige digitale transformatie: “Ik voorzie een strategisch traject dat op langere termijn diverse onderdelen van onze organisatie zal raken. Met digitale transformatie bedoel ik het opnieuw vormgeven van processen en de organisatie, gericht op het creëren van meer waarde voor zowel huurders als andere stakeholders. Dat zullen we doen door de inzet van technologie. Belangrijke wensen daarbij zijn de verbetering van datakwaliteit en de integratie van AI, wat het mogelijk zal maken dat routinematig en administratief werk wordt geautomatiseerd. Het zal uitdagingen met zich meebrengen zoals de eerder genoemde adoptie en effectief beheer van de hybride structuur, maar ook zaken als data-eigenaarschap. Oftewel wie kun je waarvoor aanspreken op het gebied van data?”
Inzetten op datagedreven werken
Collegacorporaties die ook aan de vooravond staan van de modernisering van hun informatiehuishouding, voorziet Driss van enkele afsluitende tips: “Processen, klantbediening, visie en strategie moeten leidend zijn in de keuze voor technologie-oplossingen. Zet daarom in op datagedreven werken, verbetering van digitale vaardigheden door training en nazorg én integrale samenwerking. Adoptie door de medewerkers, eigenaarschap en continue verbetering moeten centraal staan bij elke ICT-verandering. En betrek je medewerkers ook actief bij veranderingen via ambassadeurs en werkgroepen.”
Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Rhalda Jansen
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2025-editie, de vijftiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine - November 2025 Inhoud Alfred van den Bosch en Frank Roerdinkholder (Vivare): Ambities waarmaken begint bij durven doen Remco…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
