Twee jaar geleden kwamen woningcorporaties voor een lastige opgave te staan. Door het van kracht komen van de AVG, konden persoonsgegevens niet langer zomaar worden gebruikt voor bijvoorbeeld systeemtests of trainingen. Hebben corporaties inmiddels de ‘verboden data’ buiten de deur geparkeerd? CorporatieGids.nl sprak daarover met Eric Hoefman, oprichter van EntrD.
“Technisch gezien zijn alle woningcorporaties inmiddels in staat alleen de persoonsgegevens te bewaren die ze écht nodig hebben, maar of ze dat ook echt doen is een tweede,” begint Eric het gesprek. In de praktijk komt hij een scala aan beweegredenen tegen om dit nog niet te doen. “Denk aan het niet beschikbaar hebben van tijd of budget, het lang uitblijven van boetes van de AP die een stok achter de deur kunnen vormen of het gewoonweg hebben van andere prioriteiten. Er wordt dan gedacht ‘voorheen deed ik het niet, en toen ging het ook niet fout. Waarom zou ik dan eigenlijk veranderen?’”
Datavolwassenheid
In de sector zijn er volgens Eric verschillende woningcorporaties die al wel goed met persoonsgegevens omgaan. “Daar zie je dat de AVG wordt gezien als meer dan ‘iets niet meer mogen’. Daar wordt de nieuwe wetgeving als kans gezien om na te denken hoe je om wilt gaan met de gegevens van huurders. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van BI. Wanneer je huurachterstanden in een bepaald postcodegebied bestudeert om potentiële schulden te voorspellen, is het dan nodig om hier namen aan te koppelen? Wanneer je hierdoor goed kijkt naar wat je eigenlijk doet met de data die binnenkomen, kun je enorme stappen zetten rondom bijvoorbeeld datavolwassenheid.”
700.000 documenten
De afgelopen jaren bleek niet zozeer het maskeren van data in databases een lastige opgave te zijn, maar het maskeren van gegevens in documenten. “In een database is het gemakkelijk te vinden waar info staat en een column ‘Namen’ kun je bijvoorbeeld makkelijk maskeren. Maar dat is een stuk lastiger in documenten. Dat zijn er zoveel en allemaal ongestructureerd, waardoor het één-voor-één controleren bijna onbegonnen werk is. Een kleinere corporatie waarmee wij samenwerken had uitgerekend over 700.000 van zulke documenten te beschikken met potentieel verboden persoonsgegevens. Het nalopen van deze documenten zou één fte ruim een jaar kosten, waarbij door monotonie fouten makkelijk in het proces kunnen sluipen. Het weggooien van deze data voelde als het verhaal van een kind en badwater omdat er ook enorm veel nuttige informatie tussen zat.”
Virtuele postmedewerker
“Daarom hebben wij eind vorig jaar de FileFactory geïntroduceerd,” gaat Eric verder. “Met dit systeem kunnen woningcorporaties deze ongestructureerde documenten door een ‘virtuele postmedewerker’ laten analyseren. Het systeem stelt vast waar de verboden data – zoals een BSN, rekeningnummer of een naam – op het document staan, maskeert dit en slaat het vervolgens op. Zo kan foutloos een DMS opgeschoond worden waardoor een corporatie weer voldoet aan de AVG.”
Meer inzicht en snelheid
Naast wet- en regelgeving kleven er volgens Eric ook andere voordelen aan het automatisch opschonen van een DMS. “Omdat verboden data worden verwijderd, werken de systemen ook sneller. Daarnaast heb je als organisatie meer inzicht in wat je wel en niet hebt aan gegevens in de organisatie. Als laatste kun je op deze manier ook geld besparen, omdat je minder geheugen nodig hebt om bestanden op te slaan en zo minder kwijt bent aan storagekosten.”
Binnenkomende documenten
Het achteraf opschonen van een database of DMS terwijl aan de voorkant documenten binnenkomen klinkt als dweilen met de kraan open. Op de vraag hoe je er als corporatie voor zorgt dat je DMS niet alleen schoon wordt maar ook blijft, vertelt Eric: “We kregen deze vraag ook van woningcorporatie Mooiland. Momenteel werken we met hen samen om dit op te lossen. Hiervoor heb je een virtual agent nodig die ook de inkomende, nieuwe documenten automatisch screent en doorstuurt naar de FileFactory. Zo weet je zeker dat je aan wet- en regelgeving blijft voldoen.”
“Daarbij is het goed om te beseffen dat de regels van nu altijd kunnen veranderen. Vijf jaar geleden wilde je nog graag een BSN ontvangen van een huurder, maar wie weet welke data je over een paar jaar niet meer mag bewaren. Dat betekent dat je flexibel moet zijn voor eventuele veranderingen in wet- en regelgeving. Door gebruik te maken van automatisering kun je ook in de toekomst hieraan blijven voldoen.”
Samen met corporaties
“Wij willen de komende periode in ieder geval kijken hoe we de FileFactory verder kunnen ontwikkelen,” sluit Eric af. “Dat willen we samen met woningcorporaties doen, zoals we nu ook samen met Mooiland werken. Zo kunnen we direct inspelen op klantwensen en een standaardoplossing realiseren waarmee woningcorporaties nu en in de toekomst aan de AVG kunnen voldoen.”
Bron: CorporatieGids, Foto: EntrD
Wat is het toch ieder jaar een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En wat was deze 13e editie - afgelopen…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine Maart 2024 - Huurderstevredenheid Inhoud Cécile Engelsma (WormerWonen): Huurderstevredenheid draagt bij aan ons bestaansrecht…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
