Als woningcorporatie wil je beschikken over complete, betrouwbare en actuele data. Hoe realiseer je dat en zorg je tegelijkertijd ervoor dat deze gegevens in de toekomst up-to-date blijven? Woningcorporatie Vivare – verantwoordelijk voor zo’n 25.000 vhe in Arnhem en omstreken – zette onlangs de stappen naar beter vastgoeddatabeheer. In gesprek met CorporatieGids Magazine vertellen Manager Klantgestuurd Onderhoud Frank Scholtens en Manager Informatisering en Automatisering Wolter Bosch hierover: “Datakwaliteit is niet alleen van groot belang voor de kwaliteit van onze dienstverlening, maar helpt ook sneller en duidelijker te communiceren met onze huurders.”
Goed vastgoeddatabeheer is de laatste jaren steeds belangrijker geworden, begint Frank het gesprek: “Zeker wanneer je – zoals Vivare dat wil – je dienstverlening en daarmee je huurderstevredenheid wilt verbeteren. Dit belang wordt alleen maar groter wanneer je ook beter wilt sturen op onderhoudskosten én beter wilt verantwoorden. Vastgoedbeheer bestaat uit het opvoeren van gewenste vastgoeddata en het tijdig en juist muteren daarvan. Daarnaast moeten deze data gecontroleerd worden, het liefst zoveel mogelijk geautomatiseerd. Dat betekent dat je goed nadenkt waarom je welke data wilt vastleggen en wat de impact en kosten hiervan zijn.”
Data actueel houden
De grootste uitdaging van het beheren van deze gegevens is het up-to-date houden van de vastgoeddata die dagelijks wijzigen. Wolter: “Wat ook meespeelt is dat we ineens veel meer data vastleggen, wat natuurlijk de beheerverantwoordelijkheid alleen maar groter maakt. Dit terwijl we nog niet bijzonder goed waren in de administratieve opvolging van alles wat wij met of aan ons vastgoed doen. Dit mogelijk vanuit de gedachte: ‘we zijn toch vastgoedexperts en geen administrateurs’.”
Databeheer inrichten
Vivare had voor het traject nog geen afdoende vastgoedbeheersysteem, blikt Frank terug: “De data lag vast in ons ERP-systeem, maar dit systeem is daar in principe niet voor bedoeld. Het gevolg is dat het opvoeren en beheren van onze vastgoeddata niet makkelijk was, en om die reden ook niet goed werd bijgehouden. Een andere niet minder belangrijke reden was dat het databeheer in zijn algemeenheid binnen Vivare niet belegd was. Het beheer bestond er eigenlijk uit dat we de data pas achteraf controleerden en aanpasten als we de data nodig hadden voor een dashboard of onze verantwoording. Dit vonden we niet wenselijk, en daarom zijn we aan de slag gegaan om het databeheer zodanig in te richten dat we de gegevens aan de voorkant goed inrichten en beheren, en we niet steeds achteraf moeten corrigeren.”
Gedetailleerde informatie
Om data altijd betrouwbaar te hebben en goed en makkelijk te kunnen ontsluiten, heeft Vivare gekozen voor Vastgoedtabel van DataBalk, dat de databron gaat vormen voor al haar bezit. Frank: “Omdat we nog geen apart systeem hadden, hebben we dit helemaal naar onze wensen ingericht en geïmplementeerd. Daarbij is van belang dat Vastgoedtabel gekoppeld is met externe databronnen zoals het Kadaster en BAG. Zonder deze technische ondersteuning zou het onmogelijk zijn om zoveel gedetailleerde informatie te ondersteunen.”
Brede systeemverandering
“De implementatie van dit systeem vindt plaats in de context van een breed systeemveranderingstraject dat wij zijn gestart,” gaat Wolter verder. “Hierbij implementeren we samen met DataBalk ook een aantal andere nieuwe systemen, zoals oplossingen voor Projectontwikkeling, CRM, DMS, Verhuur, Financieel en BI. Vanwege de hoeveelheid systemen hebben we ervoor gekozen om dit in fases te implementeren. In de eerste fase is gekozen voor de minimuminrichting in Vastgoedtabel, die noodzakelijk is om het IRIS CRM live te laten gaan. In de tweede fase is er gekozen voor verdere uitbreiding en detaillering van beheerde data, inclusief de koppeling met externe databronnen. In beide fasen heeft AVW2 ons geholpen bij de data-inrichting.”
Aandacht voor datakwaliteit
Naast de software-implementaties heeft Vivare ook een project doorlopen om de inrichting van databeheer in de organisatie te verbeteren. Frank hierover: “Hierbij is veel aandacht besteed aan datakwaliteit. Dit is niet alleen van groot belang voor de kwaliteit van onze dienstverlening, maar helpt ook sneller en duidelijker te communiceren met onze huurders. Daarnaast zijn betrouwbare data van belang bij sturing en verantwoording. Omdat onze data niet volledig waren en niet altijd betrouwbaar, hebben we besloten dit aan te pakken. De grote uitdaging waar we nu voor staan is hoe we vastgoeddata betrouwbaar en actueel houden. Hiervoor hebben we dataeigenaren aangewezen in de organisatie. Daarnaast hebben we procesbeschrijvingen gemaakt om nieuwe data in te kunnen voeren, hebben we een cartotheekbeheerteam opgericht én is er een applicatie-eigenaar aangewezen voor Vastgoedtabel. Ook bij deze proces- en organisatie-inrichting heeft AVW2 ons geholpen.”
Tijdshorizon
Op de vraag wat de nieuwe manier van werken van medewerkers vraagt, zegt Frank: “We zijn nog maar net van start gegaan en werken nog niet volledig zoals we dat voor ons zien. We hebben wel een tijdshorizon uitgezet waarlangs we langzaam maar zeker de nieuwe manier van werken willen implementeren. Medewerkers worden daarin uitgedaagd om hun processen te verbeteren door middel van het opvoeren van specifieke data die processen ondersteunen. Wat is het doel dat bereikt moet worden en welke data is daarvoor nodig? Het is een uitdaging om te kijken in hoeverre we de data ook echt kunnen onderhouden op de lange termijn. Ons cartotheekbeheerteam zal daarin een hoofdrol spelen. Het is onze overtuiging dat dit gaat lukken, zeker wanneer we voor ogen blijven houden dat we dit allemaal doen om onze dienstverlening te verbeteren.”
Basis is gelegd
“Dat geldt ook voor onze ketenpartners,” sluit Wolter het gesprek af. “Er moet meer en betere afstemming plaatsvinden zodat de uitwisseling van data beter verloopt, en zij op die manier bijdragen aan het gestructureerd en actueel houden van data. Maar zodra dat is gedaan, hebben we wel een basis met betrouwbare data om voorspellingen op het gebied van vastgoed in de breedste zin te kunnen doen. Dan zijn er ook voldoende mogelijkheden om verdere stappen te zetten, bijvoorbeeld met nieuwe technologieën zoals predictive analytics en AI.”
Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Theo Scholten
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine - Maart 2025 Inhoud Harry Platte (Parteon): Groot dromen, klein doen Laurens Flierman (NEH): Risico’s beter beheersen door…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
