Woningcorporaties zetten zich in voor het bouwen, onderhouden en verhuren van woningen. Maar om dat goed te kunnen uitvoeren, is ICT voor de hele organisatie onmisbaar geworden. Om ICT-projecten geen feestje van de I&A-afdeling te laten zijn, is een organisatiebreed gedragen I&A-visie essentieel. Maar wat houdt zo’n visie in, hoe realiseer je die en wat levert het de organisatie op? CorporatieGids.nl sprak erover met Gerwin Scherpen, ICT-adviseur bij Vechtdal Wonen.
Binnen Vechtdal Wonen – verantwoordelijk voor zo’n 8.000 woningen in het Vechtdal en onder de noemer De Veste voor ongeveer 2.200 studentenwoningen in Enschede – werd nog teveel aan ‘ICT-projecten’ gedacht, begint Gerwin het gesprek. “Om te zorgen dat deze gedachtegang verandert en te laten zien dat ICT juist kan helpen bij de projecten als geheel, moet je beginnen met het I&A-beleid door de hele organisatie te laten dragen.”
Onderdeel van het geheel
Het breder trekken van de visie begint bij de realisatie dat ICT onderdeel is van de hele organisatie. “Je moet niet denken in het hokje ‘ICT’ of ‘nieuwbouw’, maar in de totale opdracht waar ICT uiteindelijk onderdeel vanuit maakt. Het vorige beleid ging nog bijvoorbeeld uit van een ICT-afdeling met ICT-projecten en -middelen. Maar dan blijf je op een eilandje opereren en draag je minder bij aan de realisering van de totale doelen van de organisatie. Het doel van een organisatiebreed gedragen I&A-visie? ICT als faciliterende schakel neerzetten voor iedereen. Wij zijn een onderdeel van de totale projectenkalender en bedrijfsprocessen. Daarvoor faciliteren we waar het kan en geven we richting waar nodig.”
Standaardisatie en bewezen tech
Belangrijke accenten in de nieuwe I&A-visie van Vechtdal Wonen zijn bijvoorbeeld standaardisatie en bewezen technologieën. Gerwin: “Wij hebben een behoorlijke opgave en hierin past standaardisatie en technologie die ons de juiste richting opsturen. Experimenteren kan, maar is eerder uitzondering. Ook data zijn erg belangrijk. Veel oplossingen bewegen richting de standaard, de cloud en SaaS – zoals Microsoft 365 – waardoor de inrichting bij veel corporaties geharmoniseerd wordt. Maar één ding blijft altijd van ons; onze data. Het belang hiervan is zeker onderschreven.”
“Als laatste is er een duidelijke keuze gemaakt dat de I&A-organisatie functioneert als een regieorganisatie. Het technisch beheer besteden we zoveel mogelijk uit, maar de regie hierop niet. Er is een duidelijke samenwerking met de kerngebruikers. Wij als I&A houden ons bezig met het optimaal laten functioneren van systemen en de bedrijfsprocessen en zijn gericht op de toekomst. Wel hechten we veel waarde dat we als I&A zichtbaar en benaderbaar blijven.”
MT zorgt voor draagvlak
Het belang van de organisatiebreed gedragen I&A-visie was niet voor iedereen direct helder, gaat Gerwin verder: “We hebben verschillende sessies georganiseerd met de werkgroep. Deze groep vertegenwoordigde een groot deel van de organisatie, zoals de I&A-afdeling maar ook kerngebruikers. Het was aan het begin soms lastig om mensen mee te krijgen in de werkgroep. Iedereen heeft het druk en dit komt er ook nog eens bij. Door voorlichting en het MT die het belang hiervan onder de aandacht heeft gebracht, kwam er draagvlak. Daarbij hebben we duidelijk en zichtbaar gemaakt dat je een stem hebt in de groep en er naar je wordt geluisterd. Creëer vertrouwen, luister naar elkaar en laat zien dat ook echt wat met hun input wordt gedaan.”
No nonsense
Vechtdal Wonen is hierbij ondersteund door adviesbureau Andersom. “Wij hebben Andersom hierbij ervaren als een professionele partij met veel ervaring,” licht Gerwin de samenwerking toe. “Maar het belangrijkste is hun werkwijze die gebaseerd is op no nonsense. Dit klikt goed met de rest van de organisatie. Er is veel ruimte voor humor en we spreken in makkelijk te begrijpen woorden en voorbeelden. Dit zorgt voor een goede sfeer waarin er op een professionele manier gewerkt kan worden.”
Voorbereiding op de toekomst
Uit de nieuwe I&A-visie is onder andere naar voren gekomen dat integraliteit en standaardisatie belangrijke facetten zijn voor Vechtdal Wonen de komende jaren. “Ook het innovatiegedeelte waarin we gestuurd willen worden om tot het optimale proces te komen, heeft ertoe geleid dat we kritisch zijn gaan kijken naar ons applicatielandschap. Is deze nog voldoende ondersteunend om onze doelen nu én in de toekomst te bereiken? Het antwoord was nee. Hier zijn we als werkgroep mee aan de slag gegaan en zijn we onder andere een selectietraject gestart voor een nieuw ERP-systeem. Als we deze werkwijze – waarbij de werkgroep ook een stem heeft – als normaal zien binnen de organisatie, is dat een duidelijk doel wat behaald is.”
Geen ICT-hokje
Op de vraag welke doelen Vechtdal Wonen nog meer heeft behaald, vertelt Gerwin: “Ik denk dat we ICT minder zien als een apart hokje, maar meer als onderdeel van het geheel. Zoals eerder gezegd zijn we ondersteunend waar het kan en geven richting waar het moet. Dat zijn we meer gaan inzien en geldt niet alleen voor onze afdeling, maar ook de samenwerking tussen andere afdelingen is aangestipt. Het is een volledig proces met verschillende afdelingen en ICT ís uiteindelijk hier één van. Dat inzicht is essentieel om uiteindelijk je doelen als organisatie te bereiken.”
Bron: CorporatieMedia, Foto: Vechtdal Wonen
Wat is het toch ieder jaar een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En wat was deze 13e editie - afgelopen…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine Maart 2024 - Huurderstevredenheid Inhoud Cécile Engelsma (WormerWonen): Huurderstevredenheid draagt bij aan ons bestaansrecht…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
