Grip op AVG: De kracht van een procesmanagement-platform

1. Is de detail van uitzonderingen in de processen wel meegenomen? En waarom is deze relevant?
2. Hoe blijven medewerkers zich bewust van het gebruik van gevoelige data?
3. Is het verwerkingsregister wel up-to-date?
4. Houden andere projecten rekening met het belang van het AVG-verwerkingsregister?

Een procesmanagementplatform biedt hiervoor een structurele oplossing. Het maakt het mogelijk om het verwerkingsregister direct te genereren vanuit de werkprocessen waarin die persoonsgegevens worden verwerkt. Zo ontstaat niet alleen een vollediger beeld, maar ook een dynamisch en actueel overzicht. Het brengt ook aanvullende voordelen met zich mee, zoals het vergroten van de bewustwording bij operationele teams over hun AVG verantwoordelijkheden en het leggen van verbanden tussen de AVG en andere risico’s en vakgebieden binnen de organisatie. Het is daarbij essentieel dat de gekozen procesmanagementmethode en -applicatie de ondersteuning biedt voor datamanagement en het genereren van rapportages zoals een verwerkingsregister.

Voordeel 1: Uitzonderingen in processen worden zichtbaar
Woningcorporaties hebben te maken met uiteenlopende processen: van woningtoewijzing en huurincasso tot klachtenafhandeling en sociaal beheer. Binnen die processen zijn er vaak uitzonderingen – bijvoorbeeld bij maatwerk voor kwetsbare huurders of bij samenwerking met externe partijen. Juist in die uitzonderingen worden persoonsgegevens vaak op een andere manier verwerkt.

Met een procesmanagementplatform zoals Engage Process worden alle relevante uitzonderingen tijdens procesworkshops samen met de betrokken medewerkers in kaart gebracht. Daarbij kan worden vastgelegd welke persoonsgegevens worden gebruikt, welke documenten, in welke applicaties, en waarom daar die gegevens gebruikt mogen worden.

Het belang hiervan voor compliance is aanzienlijk. Als een functionaris niet op de hoogte is van uitzonderingen waarin andere persoonsgegevens worden verwerkt, kan hij of zij onmogelijk volledig compliant zijn. Omgekeerd geldt dat medewerkers die met zo’n uitzondering te maken krijgen, zich er op dat moment van bewust moeten zijn dat zij met gevoelige of afwijkende data werken. Bewustwording en transparantie zijn dus cruciaal voor een zorgvuldige en conforme gegevensverwerking.

Voordeel 2: Medewerkers bewust en betrokken bij gevoelige data
Door het verwerkingsregister op te nemen in het processen handboek wordt het onderdeel van de werkinstructie van de medewerker. Zo ziet de medewerker niet alleen hoe een taak moet worden uitgevoerd, maar ook welke persoonsgegevens daarbij worden verwerkt en op basis van welke juridische grondslag. In een tijd waarin processen steeds sneller veranderen — mede door de opkomst van AI — is het essentieel dat medewerkers zich bewust zijn van hun rol in gegevensverwerking. Door deze informatie direct te koppelen aan hun dagelijkse werkzaamheden, ontstaat meer betrokkenheid en verantwoordelijkheid op de plek waar het werk daadwerkelijk plaatsvindt.

Voordeel 3: Altijd een actueel verwerkingsregister
Organisaties zijn continu in beweging. Nieuwe wetgeving, digitalisering, veranderende werkprocessen of de introductie van zelf-service of AI: het heeft allemaal invloed op hoe persoonsgegevens worden verwerkt. Een verwerkingsregister dat losstaat van de werkprocessen raakt daardoor snel verouderd. Het is heel vervelend als je net een nieuw AVG verwerkingsregister hebt gemaakt om kort daarna te horen dat er een grote update in een systeem is geweest of een team een werkwijze heeft aangepast om daar kosten mee te besparen.

Bij steeds meer organisaties wordt procesmanagement gebruikt als centrale spil voor alle veranderingen. Zodra een proces wordt aangepast, wordt ook het register bijgewerkt. Dit voorkomt dubbele administratie en zorgt ervoor dat je altijd beschikt over een actueel overzicht – essentieel bij audits of vragen van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voordeel 4. Samenhang met andere thema’s en projecten
Het procesmanagementplatform legt automatisch verbanden tussen de vele verschillende projecten binnen de organisatie. De AVG verantwoordelijkheid staat niet op een eiland maar is gekoppeld aan automatiseringsprojecten, opzetten van nieuwe services etc. Het zorgt ervoor dat wanneer er iets verandert binnen een van de vele projecten, de bijbehorende processen en daarmee ook het AVG-verwerkingsregister, automatisch worden bijgewerkt.

Conclusie
Met Engage Process leg je eenvoudig een solide basis voor je AVG-verwerkingsregister. Dankzij centrale tabellen, het ondersteunen van interactieve procesworkshops en door processen direct te delen via het processenhandboek in de Viewer, breng je snel en effectief je processen in kaart. De krachtige rapportagefunctie maakt het mogelijk om binnen enkele minuten een actueel en betrouwbaar AVG-verwerkingsregister te genereren.

Benieuwd hoe Engage Process jouw woningcorporatie verder helpt?
Bezoek ons op stand 20 tijdens CorporatiePlein op 11 september of neem contact op via sales@engageprocess.com. We laten je graag zien hoe je met Engage Process grip krijgt op AVG-compliance, risicobeheersing, kostenbesparing, efficiënter werken en het verbeteren van je dienstverlening.

Bron: Engage Process, Foto: Engage Process