Thuiswerken is niet iets nieuws voor woningcorporaties. Maar de manier waarop ze door de coronacrisis thuis het werk moeten voortzetten wel. Hoe transformeer je naar een organisatie die vanuit huis net zo efficiënt werkt als op kantoor? CorporatieGids.nl sprak daarover met Henk Rakké, Business Consultant bij adviesbureau Hersense.
Tot enkele weken geleden stond thuiswerken vaak synoniem aan mobiel werken, begint Henk het gesprek. “Het sturen van e-mails of documenten deden de meesten weleens ’s avonds vanaf de bank, maar nu worden hele processen meegenomen van kantoor naar huis. Denk bijvoorbeeld aan de klantenservice van corporaties of de verwerking van financiële gegevens. Dat betekent dat je goed moet nadenken over hoe je deze processen ook vanuit huis vorm kunt geven.”
Kwaliteit waarborgen
“De kern van thuiswerken is dat je dezelfde activiteiten kunt doen die je normaal ook op kantoor doet,” gaat Henk verder. “Daarbij moet je de kwaliteit waarborgen en – eventueel met aangepaste tooling – op dezelfde manier kunnen werken. Hier zijn in mijn ogen drie dingen voor nodig. Allereerst moeten werknemers over de juiste informatie beschikken. Denk bijvoorbeeld aan iemand die een klantvraag moet afhandelen; zo’n medewerker heeft nog steeds info over de klant en zaak nodig, en moet nieuwe informatie kunnen vastleggen in het systeem.”
Juiste ondersteuning
“Daarnaast is de juiste tooling essentieel. Niet alleen om informatie vast te leggen of op te zoeken, maar ook om als organisatie goed samen te werken. Normaal loop je op kantoor makkelijk naar elkaar toe maar dat kan nu niet meer. Zorg er daarom voor dat medewerkers goed en makkelijk met elkaar kunnen communiceren met de juiste tools. En als laatste moet de werkplek goed zijn. Denk aan een ergonomische stoel, goed functionerende hardware en een comfortabele monitor, muis en keyboard, zodat de medewerker zijn of haar werk kan doen op die manier die ze gewend zijn.”
Verbonden met de organisatie
Omdat thuiswerken een verandering voor langere tijd betekent voor veel medewerkers, is het volgens Henk belangrijk dat ze goed ondersteund worden. “Voor veel mensen is op deze manier thuiswerken volledig nieuw. Het is daarom van belang dat ze verbonden blijven met de organisatie. Bijvoorbeeld door als manager een of twee keer per week een virtueel rondje te maken om te kijken hoe het met mensen gaat, of wekelijks een virtueel overleg met het team te doen.”
Zelfredzaamheid en communicatie
“De nieuwe manier van werken vraagt van medewerkers nieuwe vaardigheden,” gaat Henk verder: “De oude vorm van thuiswerken was nogal ad hoc, terwijl het nu heel structureel is. Je ziet daarom dat het bijvoorbeeld een stuk belangrijker is om zelfredzaam te zijn. Mensen zitten alleen en worden gevraagd hun werkzaamheden uit te voeren. Ze moeten zelf meer initiatief nemen dan eerst, terwijl je in een kantooromgeving kunt reageren op wat er gebeurt en je makkelijker om hulp kunt vragen.”
“De interne communicatie wordt daardoor belangrijker. Zoals gezegd moet de tooling goed werken, maar je moet ook met elkaar afspreken hoe je samenwerkt. Wanneer en hoe ontmoet je elkaar online, en hoe deel je bijvoorbeeld informatie? Het is zaak om hier als organisatie met elkaar in gesprek te gaan over wat je gebruikt en wat ervoor nodig is om dat te organiseren.”
Security
Daarbij moet de extra beveiliging die thuiswerken vereist niet vergeten worden. “Je maakt op kantoor vaak gebruik van ‘thin clients’, maar thuis pakt men sneller een tablet of laptop. Thuisapparaten die minder goed beveiligd zijn. Je moet daarom goede afspraken maken met het oog op security. Welke tools gebruik je bijvoorbeeld voor interne communicatie? Hoe minder verschillende applicaties je gebruikt, hoe minder risico je loopt.”
Begeleiding
Hersense kan woningcorporaties helpen het thuiswerken te optimaliseren, vertelt Henk. “Hersense adviseert woningcorporaties en begeleidt hen bij de stap naar nieuwe ICT. De coronacrisis heeft in korte tijd veel digitale verandering met zich meegebracht en bij het juist omgaan met die verandering is goede begeleiding nodig. Welke tooling zet je in, hoe zorg je dat informatievoorziening betrouwbaar is en informatie op orde blijft? We helpen bij het antwoord geven op deze vragen, en beheren daarnaast ook een Office365 kenniscentrum. Onze klanten kunnen hier met vragen terecht, en wij helpen ook bij de implementatie en adoptie van nieuwe ICT-voorzieningen. Zo zorgen we ervoor dat woningcorporaties het thuiswerken optimaal omarmen en processen efficiënt doorgaan.”
Nieuwe gewoonten
Dat thuiswerken ook in de periode na de coronacrisis vaker gaat plaatsvinden, staat volgens Henk buiten kijf. “Mensen merken steeds meer de aangename kanten van thuiswerken, zoals de efficiencywinst omdat er niet gereisd hoeft te worden. De duur van de maatregelen in Nederland zijn daarbij wel heel bepalend. Hoe langer deze van kracht blijven, hoe meer de ‘tijdelijke’ maatregelen het nieuwe normaal worden.”
Bron: CorporatieMedia, Foto: Hersense
Wat is het toch ieder jaar een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En wat was deze 13e editie - afgelopen…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine Maart 2024 - Huurderstevredenheid Inhoud Cécile Engelsma (WormerWonen): Huurderstevredenheid draagt bij aan ons bestaansrecht…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
