• Home
• Nieuws

Jordi Martinez Zurano (Eigen Haard): Beperkte waarde DMS zonder kennis bij gebruikers

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 5 July 2023

Goed informatiemanagement en een goed werkend DMS spelen een steeds grotere rol binnen woningcorporaties. Want hoe breng je alle informatie binnen je organisatie op een goede manier samen en geef je hiermee meerwaarde aan je processen? CorporatieGids Magazine ging hierover in gesprek met Jordi Martinez Zurano, applicatiemanager bij Eigen Haard.

“Uitdagingen met informatiemanagement hebben we inderdaad genoeg,” begint Jordi het gesprek. “Maar ik vermoed dat iedere organisatie met de omvang van Eigen Haard dezelfde uitdagingen heeft. Er is nu eenmaal een grote hoeveelheid data beschikbaar en er is behoefte aan nog meer data. Bovendien staan data vaak in verschillende systemen opgeslagen waardoor die gegevens soms lastig terug te vinden zijn. En we hebben ook te maken met steeds strengere wetgeving omtrent data en de opslag daarvan. Hoe ga je hier vervolgens mee om? Hoe zorg je ervoor dat de data op een centrale plek staan opgeslagen? Met kloppende data die gebruikt kunnen worden door de juiste personen en voldoen aan wet- en regelgeving?”

Informatiemanagement en fusies
Eigen Haard heeft in het verleden verschillende fusies meegemaakt, wat invloed heeft gehad op haar informatiemanagement. Jordi zegt hierover: “Hoewel ik daar zelf niet bij betrokken ben geweest, heeft dat uiteraard wel invloed gehad op de informatievoorziening. Woningcorporaties gebruiken vaak dezelfde data, maar geven daar een eigen invulling aan. Na een fusie moet het dan worden gemigreerd naar een eenduidige inrichting. Je zult op dat moment moeten bepalen wat de slimste manier is om de data vast te gaan leggen. Dit is trouwens ook hét moment waarop je kan nadenken over je eigen inrichting en of deze nog past bij de huidige tijd en behoeftes.”

Rol DMS
Een goed ingericht DMS zorgt er volgens Jordi in ieder geval voor dat je gearchiveerde documenten op een gestructureerde en veilige manier kunt opslaan. “Door documenten de juiste kenmerken mee te geven bij de indexatie, kan er een opvolgtaak aangemaakt worden voor een team. Ook kan het document getoond worden in het klantportaal en, indien van toepassing, automatisch afgeschermd worden. Daarnaast worden de documenten gekoppeld aan de AVG-bewaartermijnen en zorgt een goed ingericht DMS er natuurlijk ook voor dat het document makkelijk terug te vinden is, ook in gekoppelde systemen.”

Automatisering en integraties
Over hoe je het DMS efficiënt gebruikt, zegt Jordi: “Een groot deel van de efficiëntie zit in de automatisering van onze verwerkingsprocessen en integraties met andere applicaties. Zo kunnen onze medewerkers bij de afdeling klantcontact vanuit hun klantbeheersysteem direct op de klantkaart zien welke documenten er bij de klant horen. Denk aan brieven die verstuurd zijn zoals een huuraanpassing. Zij hoeven dit dan niet los op te zoeken in het DMS, doordat de documenten direct via de koppeling met het DMS in te zien zijn via hun eigen klantsysteem.”

Klant sneller van dienst zijn
“Voordelen van een soepel werkend DMS zijn legio,” vervolgt Jordi. “Iedereen kan dan op een veilige en eenvoudige wijze bij de informatie die hij of zij nodig heeft. Zo kunnen klanten altijd via het klantportaal de voor hen relevante documenten en correspondentie inzien. Dat kan de noodzaak voor contact wegnemen en scheelt tijd voor de klant. Verder kan de afdeling klantcontact via hun klantbeheersysteem direct de documenten inzien die bij de klant horen, zonder dit extra op te hoeven zoeken in andere applicaties. Hierdoor kunnen zij de klant beter en sneller van dienst zijn. Bovendien kunnen andere medewerkers eenvoudig informatie opzoeken en verwerken door koppelingen tussen de applicaties. Zij kunnen vaak in een applicatie door blijven werken terwijl de ingevoerde data automatisch worden verwerkt en opgeslagen in de andere applicaties waar nodig. Dit scheelt tijd en zorgt voor integriteit van de informatie.”

Flexibel DMS
“Wij zijn met ons DMS een paar jaar geleden overgestapt naar Xtendis van OneXillium,” gaat Jordi verder. “Dit is een modern DMS dat klaar is voor de toekomst. Het was eigenlijk uit noodzaak omdat de support van ons toenmalige DMS bijna verliep. Nu we Xtendis een aantal jaar gebruiken, heeft het toch meer opgeleverd dan enkel een nieuw jasje. Het fijne aan het DMS en de partij erachter is vooral de flexibiliteit, bijna eindeloze inrichtingsmogelijkheden, dat ze de tijd nemen om met je mee te denken en ook het ontwikkelen van nieuwe koppelingen is vaak geen probleem. Ik heb begrepen dat OneXillium werkt met een vast team voor hun klanten, zodat je altijd te maken hebt met dezelfde personen die de juiste kennis hebben van de inrichting van de omgeving. Dit zorgt voor efficiënte communicatie, vertrouwen en een snellere oplossingstijd van problemen.”

Beperkte waarde
“Je kunt een heel mooi ingericht systeem neerzetten, maar de waarde ervan blijft natuurlijk beperkt als de gebruikers niet weten dat het er is, hoe ze het kunnen gebruiken en welke mogelijkheden het ze biedt,” vertelt Jordi. “Uiteraard hebben wij trainingen gegeven en staan er instructies online, maar om te zorgen dat deze kennis geborgd blijft, hebben wij binnen de organisatie medewerkers zitten die specifiek kerngebruiker zijn voor het DMS. Zij weten als geen ander hoe zij de applicatie functioneel moeten gebruiken voor hun werk en ze delen deze kennis binnen hun afdeling, bijvoorbeeld door middel van werkinstructies. Regelmatig hebben wij samen met deze groep kerngebruikers overleg om vragen, verbeteringen en mogelijke problemen te bespreken. Het is dan heel mooi om te zien dat afdelingen, door de inhoudelijke kennis van hun eigen werkprocessen, zelf tijdens deze overleggen de oorzaak van problemen kunnen identificeren en dat ze het samen weten op te lossen.”

Opschoningsflow
Net als bijna elk proces dat je neerzet, is informatiemanagement ook een proces dat continu in ontwikkeling blijft, besluit Jordi: “Wij moeten kunnen inspelen op de toenemende en veranderende informatiebehoefte van de organisatie, bijvoorbeeld door aangepaste of nieuwe wetgeving. Zo hebben wij een AVG-opschoningsflow in ons DMS ingericht die informatie op basis van gespecificeerde criteria periodiek aanmerkt voor verwijdering. Deze documenten worden vervolgens gecontroleerd door de organisatie zodat documenten die toch bewaard moeten blijven, bewaard worden. Voor wat betreft de toekomst van het DMS verwacht ik dat het aan steeds meer andere applicaties gekoppeld gaat worden en een steeds belangrijkere rol gaat spelen in onze informatievoorziening. Dan gaat het niet alleen over de opslag, maar ook het eenvoudig en op een veilige manier opvragen, delen en gebruiken van de juiste informatie in de verschillende applicaties.”

Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Heidi Borgart