• Home
• Nieuws

Marc van der Linden (Rijswijk Wonen): Goede interne communicatie en een flexibele schil essentieel om ERP-implementatie te doen slagen

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 31 January 2024

De keuze voor een nieuw ERP-systeem heeft enorm veel impact. Rijswijk Wonen – verantwoordelijk voor ruim 6.000 woningen in de Zuid-Hollandse gemeente – doorliep afgelopen jaar zo’n traject. In gesprek met CorporatieGids.nl vertelt Manager Bedrijfsvoering Marc van der Linden over de aanpak van Rijswijk Wonen, het betrekken van collega’s tijdens de implementatie en het houden van focus.

Omdat het oude ERP-systeem van Rijswijk Wonen end-of-life was, werd er begin 2022 de keuze gemaakt voor een nieuw aanbestedingstraject. Marc: “Daarnaast hebben we in 2019 in ons I&A-plan een cloudstrategie geformuleerd. Met een nieuw primair systeem kunnen we daar vlucht aan geven.”

Complexiteitsreductie
Bij de keuze voor een nieuw ERP-systeem – waarbij uiteindelijk de keuze is gevallen voor Dynamics Empire van Zig – was de complexiteitsreductie van het applicatielandschap een belangrijk streven. “We wilden minder afhankelijk zijn van koppelingen tussen applicaties en verschillende leveranciers,” licht Marc toe. “Wanneer dit wel het geval is, moet je bij een wijziging in je landschap op enorm veel vlakken schakelen om alles werkend te houden. We kiezen daarom bewust voor een one-stop-shopping-strategie, waarbij we zo’n 80 procent van de bedrijfsprocessen in ons ERP-systeem afvangen. Daarbij hebben we ook zoveel mogelijk de keuze gemaakt voor de best practice-inrichting van processen.”

Vreemde ogen dwingen
Voor zijn functie bij Rijswijk Wonen heeft Marc een ERP-implementatie meegemaakt bij Fien Wonen. “Ik wist daarom redelijk wat we konden verwachten tijdens het project. We hebben bij de implementatie de hulp van Andersom ingeschakeld. Zij hebben ons tijdens het project op drie niveaus ondersteund: in de stuurgroep met onze directie en de leverancier, qua projectcoördinatie én als projectmanager. Niet alleen leunen zij op enorm veel ervaring van eerdere projecten bij collegacorporaties, maar worden zij niet door de waan van de dag verleid en kunnen ze zich volledig op het project focussen.”

“Daarnaast kunnen vreemde ogen dwingen. Het inschakelen van een externe partij helpt wat mij betreft goede afspraken te maken. Je hebt iemand die er met een andere pet staat en niet gehinderd wordt om te rapporteren waar het op staat. Een deadlineoverschrijding wordt bijvoorbeeld in het rood genoteerd. Geen zachte heelmeesters die stinkende wonden maken, maar juist kort op de bal zitten waardoor de werkgroepen en organisatie scherp blijven.”

Collega’s betrekken
Een project met zo’n impact als de implementatie van een nieuw ERP-systeem, vraagt volgens Marc erom dat collega’s vroeg worden betrokken. “Niet alleen het technische deel neemt enorm veel tijd in beslag, ook het trainen van collega’s en testen van processen vraagt veel inspanning. En één keer een training doen maanden voor livegang helpt ook niet, de kracht zit hem in de herhaling. Maar tegelijkertijd gaan de normale taken wel door en moet een reparatieverzoek worden afgehandeld en een huurder met een vraag worden geholpen. Dat kan weleens gaan knellen. We hebben daarom tijdens het project gekozen voor een flexibele schil op de dagelijkse werkzaamheden te zetten. Het inhuren van een flexibele schil is altijd een zwaar bewogen onderwerp, maar wat mij betreft wel eentje die zich onderaan de streep uitbetaalt. Doordat eigen medewerkers zo de ruimte kregen om deel te nemen aan het project en hun kennis op te vijzelen, konden ze na livegang direct hiermee aan de slag.”

Goede communicatie
Het erbij betrekken van medewerkers in trainingen alleen is volgens Marc niet voldoende om de hele organisatie mee te krijgen. “Je moet intern goed communiceren tijdens het traject waar je staat en waar je mee bezig bent. Het is soms een uitdaging om collega´s die niet direct in de werkgroep zitten of met testen bezig zijn erbij te houden. Door elke maand Andersom te laten vertellen over wat gedaan is, wat goed ging en wat de komende maand op het programma staat, hadden alle managers en teamleiders dezelfde informatie dat ze konden meenemen naar hun teams. Daarnaast hebben we fysiek op het kantoor hier ook aandacht aan besteed middels posters, voortgangslijsten of het versturen van nieuwsbrieven. Zo zorg je ervoor dat het een project wordt van iedereen.”

Train the trainer
Een belangrijk maar uitdagend onderdeel daarvan was het train the trainer-programma. “Hiervoor werden onze werkgroepvoorzitters opgeleid door Zig over het gebruik van het nieuwe ERP-systeem. Vervolgens is het hun taak om collega’s op te leiden in het gebruik. Deze manier is best een uitdaging voor de voorzitters die over veel meer kennis moeten beschikken. Een training bijwonen vraagt om informatie absorberen, maar als je de verantwoordelijkheid hebt daarin zelf les te geven zorgt ervoor dat je veel scherper moet zijn. We gaan bij een eventueel volgend project kijken of wij dit principe weer gaan toepassen omdat het veel effort vraagt aan de voorkant. De positieve kant is dat wij nu intern over enorm veel kennis van ons nieuwe systeem beschikken.”

Stille potentie
Afgelopen oktober is Rijswijk Wonen live gegaan met Dynamics Empire, blikt Marc terug. “Maar de ontwikkelingen houden niet op. We hebben nu net onze beheerorganisatie opgestart met functioneel beheerders en key-users. Elke maand behandelen we de releasenote, voorgekomen issues en besteden we aandacht aan de borging van best-practice werkwijzen. Daarnaast beseffen we ons maar al tegoed dat het nieuwe systeem net draait en dat er nog genoeg winst te boeken is. Bijvoorbeeld in nog niet gebruikte modules of het gebruik van PowerBI. Met de livegang is in ieder geval een goede, solide fundament gelegd en is het aan ons om de stille potentie in het systeem te benutten en onze bedrijfsprocessen verder te optimaliseren.”

Bron: CorporatieMedia, Foto: Rijswijk Wonen