• Home
• Nieuws

Marcel Beukers (Wold & Waard) en Edwin Meulenbelt (Woonborg): Gedeelde ICT-organisatie als volgende stap in onze samenwerking

Geplaatst door CorporatieMedia op Friday 11 August 2023

Anno 2023 wordt er steeds meer van woningcorporaties gevraagd. Qua wet- en regelgeving of rondom je bezit, maar ook wat betreft ICT om de wensen van de organisatie en huurders gehoor te kunnen geven. Om de snelle ontwikkelingen op dat gebied te kunnen volgen, slaan woningcorporaties Wold & Waard uit Leek en Woonborg uit Vries de handen ineen met een gezamenlijke ICT-organisatie. Wat was de aanleiding hiervoor, hoe ziet de gedeelde organisatie eruit en wat levert het de organisaties op? CorporatieGids Magazine sprak erover met Manager Financiën en Informatievoorziening Marcel Beukers van Wold & Waard en Manager F&O Edwin Meulenbelt van Woonborg.

Beide woningcorporaties zijn organisaties van relatief bescheiden omvang, begint Marcel het gesprek. Wold & Waard is verantwoordelijk voor zo’n 5.500 woningen terwijl Woonborg een kleine 5.000 woningen beheert. “Door de grootte merkten we steeds vaker dat het nodig was om externe expertise in te huren bij grotere projecten. Daarnaast worden steeds strengere eisen gesteld aan een ICT-organisatie, zeker op het gebied van cybersecurity. Dit wordt door nieuwe technologieën en huurderswensen steeds complexer. Dat was voor ons reden om elkaar op te zoeken.”

Samenwerking professionaliseren
Wold & Waard en Woonborg werken volgens Marcel al langere tijd samen: “Voor deze officiëlere samenwerking deelden wij één medewerker servicedienst. Vanuit Wold & Waard vonden we het nuttig om een fulltime ICT-medewerker in dienst te hebben. Op het moment dat iemand vanuit deze functie bij ons vertrok, hebben we contact gelegd met Woonborg. Met de gedeelde ICT-organisatie hebben we deze samenwerking echter een stuk geprofessionaliseerd.”

Nieuwe ICT-visie
Dit begon toen beide corporaties gezamenlijk een nieuwe ICT-visie opstelden, legt Edwin uit: “We hanteren hierbij zeven principes. De belangrijkste twee zijn privacy en veiligheid. Daarnaast hebben wij de wens om steeds meer te automatiseren en digitaliseren, te kiezen voor standaard oplossingen en het gebruik van Microsoft 365 meer te omarmen. Vervolgens hebben we gekeken naar wat er nodig is om deze visie te bereiken. Daar hoort wat ons betreft een ICT-organisatie bij. En gezien onze omvang kwamen we al snel tot de conclusie dat een gedeelde ICT-organisatie het beste bij ons past.”

Vier medewerkers
Uiteindelijk hebben de corporaties ervoor gekozen vier medewerkers gemeenschappelijk in dienst te nemen. Edwin: “Daarbij hebben we één medewerker die de strategische lijnen uitzet op ICT-gebied voor beide organisaties. Verder hebben we in de gedeelde organisatie twee projectleiders en een servicedeskmedewerker. Met deze inrichting stellen we onszelf in staat niet alleen te denken over wat we qua ICT willen bereiken, maar kunnen we ook zelf projecten draaien én hebben we een medewerker om de verbinding te leggen tussen onze medewerkers en de techniek.”

Kalenders en prioriteiten
Het delen van medewerkers tussen twee organisaties is niet zo moeilijk, gaat Marcel verder. “Maar een gedeelde ICT-organisatie gaat over het maken van kalenders en projecten prioriteren. Dat kan schuren en om dat goed te laten lopen, is vertrouwen en goede gesprekken met elkaar nodig. Dan ontdek je dat ondanks we elkaar goed kennen en dichtbij elkaar gevestigd zijn – Leek en Vries liggen hemelsbreed zo’n vijftien kilometer uit elkaar – er ook verschillen zijn. Denk bijvoorbeeld aan het informatiebeveiligingsbeleid, wat bij beide corporaties anders is ingericht. Ook zijn er culturele verschillen en hebben we er bewust voor gekozen niet toe te werken naar hetzelfde applicatielandschap. We willen onze eigenheid behouden. De gedeelde ICT-organisatie zal werken als een soort autogarage; of je nu met een Volvo, BMW of Volkswagen aankomt, ze moeten je ongeacht het merk kunnen helpen.”

Praktisch inrichten
Wold & Waard en Woonborg hebben ervoor gekozen de medewerkers bij beide corporaties in dienst te laten treden. Edwin: “Toen we keken naar hoe we de organisatie het beste kunnen inrichten, hebben we nagedacht om alle medewerkers bij één corporatie in dienst te laten treden. Vervolgens zouden ze kunnen worden gedetacheerd naar de ander. Maar in de praktijk is de ene corporatie dan kwetsbaarder dan de ander. Daarom hebben we besloten de medewerkers de helft van hun tijd bij de een, en de andere helft bij de andere corporatie in dienst te nemen. Zo is iedere organisatie vrij om binnen die uren hun werkzaamheden in te vullen.”

“Als je een gedeelde ICT-inrichting creëert kom je voor meer punten te staan waar je vooraf niet aan gedacht had. Hoe doen wij het bijvoorbeeld qua vakantiedagen? Als iemand op maandag en dinsdag bij ons werkt en op donderdag en vrijdag bij Wold & Waard, kan dat. Maar wat als diegene meer vrije dagen laat in de week opneemt, hoe trek je dat voor twee organisaties recht? En hoe regel je praktische zaken zoals werklaptops en -telefoons? Het scheelt dat beide corporaties werken met dezelfde serviceprovider, waardoor de werkplekomgeving voor beide corporaties gelijk is.”

Aantrekkelijke werkgever
Dat de medewerkers bij twee corporaties in dienst zijn, brengt volgens Marcel ook voordelen met zich mee: “Zoals gezegd hebben corporaties van onze omvang wel behoefte aan bijvoorbeeld een strategische ICT-medewerker, maar hebben we daarvoor geen fulltime functie beschikbaar. Omdat je op deze manier toch een fulltime functie creëert, maak je het aantrekkelijker voor mensen die in deze rol actief zijn. Daarnaast wordt het werk een stuk afwisselender omdat je werkt met twee verschillende ICT-organisaties die hun eigen inrichting willen houden. We verwachten dat dit extra positieve uitdagingen met zich meebrengt.”

Soepele processen
Doordat Wold & Waard en Woonborg de handen ineen slaan, hebben beide corporaties een grotere slagkracht richting leveranciers. Marcel: “Een ander voordeel is dat de processen steeds beter zullen lopen. Een goed voorbeeld daarvan zijn de facturen die met de hand werden ingeboekt. Dat proces hebben we inmiddels gedigitaliseerd. Het is niet de bedoeling dat we automatiseren om te automatiseren, maar wel dat het proces efficiënter loopt of dat we hier meer waarde aan kunnen toevoegen. Juist door deze aanpassingen ontstaat ruimte in de dienstverlening om waar nodig persoonlijke aandacht te kunnen geven.”

ICT-ambities realiseren
Op 1 juni ging de gedeelde ICT-organisatie tussen Wold & Waard en Woonborg live, sluit Edwin af: “We hebben onze samenwerkingsovereenkomst getekend. Inmiddels hebben we ook een complete projectenkalender opgezet voor beide organisaties. Daarbij zit onder andere de keuze van Wold & Waard voor een nieuw primair systeem. Naast de kalender hebben we ook voor ieder jaar een moment gepland om de samenwerking te evalueren. Daarbij kijken we naar wat we van elkaar verwachten, wat goed gaat en meerwaarde levert en wat we kunnen verbeteren. Zo houden we elkaar scherp en borgen we een toekomst waarin beide corporaties hun ICT-ambities kunnen blijven realiseren.”

Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Johan Bosma en Maayke Glastra