Een studentenwoning vinden is al lastig genoeg. Helemaal als je nog niet weet in welke stad je straks gaat studeren. Om woningzoekende studenten beter te ondersteunen én het proces voor corporaties efficiënter te maken, is een groep studentenhuisvesters samen aan de slag gegaan met de ontwikkeling van een landelijk woonruimteverdeelsysteem: LIAP. De basis ligt in het al gelanceerde inschrijfplatform Room.nl, maar de ambities reiken verder: ook matching, aanbod en contractering moeten straks samenkomen in één digitale klantreis. Martijn Balke, Manager Bedrijfsvoering bij Idealis en een van de initiatiefnemers, vertelt over het waarom, de werkwijze én de uitdagingen van samenwerken met meerdere corporaties aan één oplossing.
Het vinden van geschikte woonruimte voor een woningzoekende student is de laatste jaren niet makkelijker geworden, begint Martijn het gesprek: “Als deze student zich inschrijft, weet diegene vaak nog niet waar hij of zij gaat studeren of een vervolgopleiding gaat doen. Dat betekent dat je je moet inschrijven bij verschillende studentenhuisvesters door heel het land heen. Om dit voor toekomstige studenten makkelijker te maken, hebben we de afgelopen jaren een landelijk inschrijfplatform ontwikkeld: Room.nl. Hierbij kan iedereen zich vanaf 16 jaar inschrijven en op een later moment reageren op het aanbod van de aangesloten corporaties.”
Eén droom
Aan dit bestaande platform doen verschillende collegacorporaties mee. Martijn: “Voor de doorontwikkeling zijn we begonnen met een koplopersgroep van collegacorporaties die zijn aangesloten bij Room.nl en corporaties die in de toekomst willen aansluiten. Dit zijn Iris Bouwman van Woonstad Rotterdam – met studententak Stadswonen Rotterdam –, Jitse Brouwer van DUWO, Tim Cools van SSH& en ikzelf vanuit Idealis. Daarnaast hebben we een adviesgroep met meerdere corporaties – die allemaal lid zijn van Kences: het kennisinstituut voor studentenhuisvesting. Zo worden zoveel mogelijk alle wensen meegenomen om een platform te maken waar iedereen die zich bezighoudt met studentenhuisvesting op kan aansluiten. Onze droom is dat je uiteindelijk één leegmeldkoppeling hebt en één koppeling terugkrijgt met de informatie over de nieuwe huurder. Verder wordt alles voor je geregeld, inclusief de ondersteuning en helpdesk. En uiteraard dat alle corporaties met studentenhuisvesting in de portefeuille zich op het platform aansluiten.”
Bestaande platform uitbreiden
Om dat te realiseren willen de corporaties het bestaande platform uitbreiden met verschillende nieuwe mogelijkheden, zoals een aanbod-, matchings- en contracteringsmodule. “Binnen LIAP kan een woningzoekende student met de inschrijving direct reageren op het aanbod. We doen immers allemaal hetzelfde en als we dit gezamenlijk doen, hebben we meer capaciteit en middelen om de ideale digitale klantreis te ontwikkelen die onze eeuwig jonge doelgroep van ons verwacht. Hierbij maken wij als Idealis een duidelijke scheiding tussen de woningzoekende en de huurder. Het gehele proces tot en met het ondertekenen van het contract zouden wij graag in het landelijke platform af willen. Dit is een proces dat netjes en zorgvuldig moet worden gedaan, maar wat met een mutatiegraad van 50 procent per jaar ook grotendeels geautomatiseerd plaatsvindt. Als een student huurder wordt, is het onze klant en kunnen wij onze dienstverlening aanbieden.”
“Een ander probleem dat we hiermee kunnen aanpakken, is wanneer een student een bachelor in de ene stad volgt en een master in een andere stad. Met een landelijk portaal maken we het voor hen makkelijker om door te verhuizen, aangezien ze al een mooie inschrijftijd hebben opgebouwd waardoor ze gemakkelijker vervolghuisvesting via ons kunnen krijgen.”
Verschillen overbruggen
Hoewel de corporaties veelal hetzelfde doen, zijn er ook verschillen. Op de vraag hoe die beslecht worden zegt Martijn: “We willen de verschillen in onze processen zoveel mogelijk harmoniseren. We hebben dit in het verleden al eens gedaan omdat we het woonruimteverdeelproces samen met DUWO uitvoeren, dus daar lijkt het al op elkaar. Uiteraard is het aan het begin spannend als je in een samenwerking iets van je proces loslaat of anders inricht, maar in de praktijk blijkt dit heel erg mee te vallen en meer voordelen te hebben dan nadelen.”
“Doordat iedere corporatie anders werkt, heeft iedereen eigen eisen en wensen. Zo kan het zijn dat de ene na de matching het contracteerproces in het eigen applicatielandschap wil oplossen, terwijl andere corporaties dit graag ook binnen het landelijke platform willen laten plaatsvinden. Hiermee voorkom je bijvoorbeeld een ingewikkelde koppeling of handmatige acties als een verhuring onverhoopt toch niet doorgaat. We houden rekening met deze verschillen door het platform modulair te maken en zowel op basis van input uit de projectgroep als adviesgroep ‘uitstapmomenten’ te bouwen, zodat het voor iedereen een passende oplossing is.”
Klantreis samenbrengen
In de praktijk begint dit met het in kaart brengen van het hoofdproces, vat Martijn samen: “Die is uiteraard bij alle corporaties nagenoeg gelijk. Vervolgens kijken we waar de details zitten en komen we op onderdelen waar verschillen zitten. Alle partijen zitten hier heel constructief in en beseffen wat het inhoudt om samen te werken, wat soms ook betekent dat je iets moet laten. Hierdoor ben ik erg positief over het samenbrengen van de klantreis. Die willen we immers allemaal en of een advertentie dan drie of vijf dagen openstaat om op te reageren, is een detail waar je samen wel uitkomt.”
Hospiteermodule
Een onderdeel waar de projectgroep zich op het moment van schrijven – halverwege juli – over buigt, is de ontwikkeling van het matchingsgedeelte. Martijn: “Ergens verschilt het met ‘reguliere’ woonruimteverdeling, maar uiteindelijk is het resultaat hetzelfde: het verhuren van een vhe. Wij hebben alleen een veel hogere mutatiegraad, gemiddeld 50 procent per jaar, waarvan het grootste gedeelte in de zomer muteert. Hierdoor vereist ons proces dat het grotendeels geautomatiseerd plaatsvindt. Mede ook omdat we naast nationale, ook internationale studenten huisvesten die we pas voor het eerst zien als ze de sleutel op komen halen. Daarnaast zijn er verschillende toewijzingsmogelijkheden tussen of soms binnen een corporatie. Sommige komen overeen met reguliere corporaties – zoals inschrijfduur of loting – maar bij ons bestaat ook de mogelijkheid om te hospiteren. Om discriminatie tegen te gaan en te voldoen aan de Wet Goed Verhuurderschap willen we dit proces transparanter maken en via het platform laten verlopen. Via de module wordt automatisch op basis van inschrijfduur een lijst gegenereerd, waarbij de kandidaat met de langste inschrijfduur uitgenodigd kan worden voor een hospiteeravond.”
Onafhankelijke begeleiding
“Bij de start van het project hebben we goed nagedacht over de structuur en geleerd van de ontwikkeling van het landelijke inschrijfplatform,” gaat Martijn verder. “Hierdoor was ons duidelijk dat wij een externe senior projectleider nodig hadden. Na een selectie hebben we Marnix Ferwerda van Chaptr2 hiervoor aangesteld. Op sommige momenten kunnen er tegenstrijdige belangen ontstaan en dan is het prettig om een onafhankelijke procesbegeleider te hebben. Daarnaast zochten we iemand met ervaring van dergelijke projecten die ons kan helpen om het programma van eisen zo goed mogelijk op te stellen.”
Alle woningen op één platform
LIAP hoopt dat alle studenteneenheden die in eigendom zijn van corporaties uiteindelijk op het platform belanden, zegt Martijn: “We willen daarom de drempel zo laag mogelijk houden. Hoe het er precies uit gaat zien is nog niet bekend, maar het uitgangspunt is dat het gehele platform kan bestaan op basis van het inschrijfgeld van 35 euro die acht jaar geldig blijft en daarna kosteloos kan worden verlengd. We zouden er graag naar willen streven dat er koppelingen liggen met de bekende systemen zodat elke corporatie met een kleine investering voor de eigen koppelingen kan aansluiten.”
Volgende stap
Voor de komende tijd ligt de focus op een gezamenlijke uitvraag voor de leverancierselectie, sluit Martijn af: “Dit helpt ons erg bij de selectie én daadwerkelijke ontwikkeling van het platform. Wanneer het project voor ons geslaagd is? Als we de woningzoekende student de ideale, digitale klantreis kunnen bieden om een studentenwoning te vinden én als veel corporaties zich hier in de toekomst bij aansluiten, zodat het echt een landelijk platform wordt waarop nagenoeg alle studentenwoningen van sociale huurders te vinden zijn. Dit kan vervolgens ook als leerschool dienen voor reguliere corporaties, wiens doelgroep steeds digitaler wordt en in de toekomst misschien ook een dergelijk platform gaat verwachten.”
Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Theo Scholten
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine - Juni 2025 Inhoud Gerrolt Ooijman (Wonion): Duurzaamheid als fundament van de organisatie Camiel Schuurmans (NabijWonen): Ouderwets…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
