Woningcorporaties zijn continu op zoek naar efficiency in processen en kiezen voor standaarden lijkt daarin doorslaggevend. Charlotte van Beuningen – verantwoordelijk voor zo’n 3.000 vhe in Vught – koos daarom in 2021 voor de DICO-standaard in het onderhoudsproces en voegde vorig jaar twee nieuwe onderhoudspartners aan deze standaardberichtenmethode toe. Wat was ervoor nodig om met DICO aan de slag te gaan, wat levert het de Noord-Brabanders op en hoe creëer je hiermee een ‘gouden randje’ voor je huurders? CorporatieGids Magazine sprak erover met Adviseur I&A Roeland de Graaff en Projectleider Vastgoed Wilko van Kuijk.
In de zomer van 2021 wisselde Charlotte van Beuningen voor het eerst digitale berichten uit met een vaste ketenpartner volgens de DICO-standaard, blikt Roeland terug: “Deze berichten bevatten gegevens over de verstrekte werkopdrachten en de status van afhandeling, en worden system-to-systemen uitgewisseld. Daar zit geen menselijke handeling meer tussen. Het berichtenverkeer over facturen liep nog wel handmatig via e-mails met pdf-bijlagen.”
Nieuwe onderhoudspartners
Toen Charlotte van Beuningen een jaar later met twee nieuwe onderhoudspartners ging samenwerken en één van hen dat wilde doen via DataRotonde, is de adoptie van DICO in een stroomversnelling beland. Wilko: “We hebben gekeken naar wat deze manier van werken voor meerwaarde levert voor onze organisatie. Met DataRotonde – en hun DICO Managed service – hoeven we zelf niet langer in de gaten te houden of de communicatie werkt. Bij haperingen lossen zij dit op. Daarnaast vereenvoudigen we het facturatieproces omdat we berichten uitwisselen via één platform en worden de werk- en registratiesystemen van onszelf én onze partners geüniformeerd, waardoor we ondanks dat we verschillend zijn toch op een eenduidige wijze samenwerken.”
Een gouden randje
Dit alles levert een groot efficiencyvoordeel op in het onderhoudsproces. Roeland: “Dat is iets waar denk ik iedere publieke organisatie mee bezig is: afvragen wat je zelf kunt doen en waar je de samenwerking opzoekt omdat dit beter of efficiënter werkt. Het achterliggende doel hiervan is dat je een situatie voor bedrijfsactiviteiten creëert waarmee we als woningcorporatie het verschil kunnen maken; een gouden randje noemen we dat. Voor een onderwerp als het dagelijks onderhoudsproces – maak ook het beheren van de informatievoorziening en IT-infrastructuur – betekent dit goed weten wat je echt nodig hebt en het voeren van een tastbare regie over de partijen waarmee je wilt samenwerken. Het volgen van standaarden en toepassen van best practices stelt je daarbij in staat grip te houden op wat je zelf niet meer doet, maar wel hard nodig hebt.”
Investeren in de voorkant
Het opzetten van DICO begon volgens Wilko met het maken van afspraken op hoofdlijnen over de reikwijdte van dit berichtenverkeer: “Welke berichten gaan we uitwisselen en op welke soorten onderhoud zal dat van toepassing zijn? Op basis daarvan konden wij afspraken maken met de IT-partijen waarmee we samenwerken. Onze ketenpartners hebben elk op hun eigen moment dezelfde stappen gezet. De implementatie hebben we steeds in twee stappen gedaan: eerst inrichten en beproeven in een acceptatieomgeving en na akkoord van de procesvertegenwoordigers de implementatie en livegang. Als iedereen op één lijn zit en de systemen klaar zijn, kan het allemaal heel snel gaan.”
Betrokkenen bewust maken
Op de vraag wat de nieuwe manier van samenwerken vraagt van IT-systemen van ketenpartners, vertelt Wilko: “Het ERP-systeem moet in staat zijn om de door ons gewenste DICO-services digitaal te verwerken. Denk aan het ontvangen van werkopdrachten en het verzenden van onderhoudsstatussen en facturen. Maar het tot stand brengen van de koppeling an sich is niet voldoende. Je moet ervoor zorgen dat alle betrokkenen in de keten duidelijk weten wat we wel en niet uitwisselen. Welke berichten, maar ook over welk werk we elkaar wel of niet informeren. Je moet de medewerkers dan ook echt meenemen in het gebruik hiervan.”
Dataregistratie serieus nemen
“We werken nu nog grofweg in twee smaken,” vat Roeland samen. “Een deel van ons onderhoudswerk wordt qua informatievoorziening nog niet via digitaal berichtenverkeer ondersteund. Dat betekent dat medewerkers in dat geval een iets andere werkwijze moeten volgen. De werkopdracht wordt per mail verzonden aan de opdrachtnemer en facturen doorlopen een minder direct verwerkingsproces. Het is belangrijk om medewerkers goed mee te nemen en te begeleiden in de aanloop naar en vlak na de livegang van een koppeling. Dan kunnen mens en machine een goed werkend geheel worden.”
“Ook is het belangrijk – maar dat gold eigenlijk altijd al – dat we serieus omgaan met elk stukje data dat we registreren. We knopen steeds meer systemen aan elkaar zonder tussenkomst van mensen. Dat betekent dat we niet naderhand, maar op voorhand scherp moeten zijn op de kwaliteit waarmee we data in onze systemen registreren. Op dat bewustzijn – is het tijdig, juist, volledig en nog steeds actueel – moeten we elkaar iedere dag blijven aanspreken. Binnen de muren van Charlotte van Beuningen, maar ook daarbuiten.”
Administratieve last verlagen
Een belangrijk winstpunt dat Charlotte van Beuningen met DICO heeft gerealiseerd, is dat de ketenpartner nu de onderhoudsmeldingen van huurders aanneemt en administreert. Wilko: “Omdat ze daarbij moeten kunnen beschikken over de relatie- en vastgoedgegevens, is het praktisch als de onderhoudspartner de werkopdracht aanmaakt in ons ERP-systeem – ViewPoint van Itris – en doorzet naar hun eigen systeem. Een ander winstpunt is dat de gegevens zo niet bij de overdracht overgetypt hoeven te worden. Dat voorkomt fouten en verlaagt de administratieve last behoorlijk. Andere winstpunten sinds de samenwerking met DataRotonde zijn dat we de continuïteit hebben geborgd en de processtappen rondom facturering beter hebben gestroomlijnd.”
Meer partners
De implementatie van DICO Managed is voor nu klaar, sluit Roeland af. “Maar wat om de DICO-koppeling heen gebeurt in onze organisatie en die van onze ketenpartners houden we nog wel een tijdje in de gaten. Dat gaat vooral over de werkwijze en de afstemming daartussen. We kijken vanuit beheerstechnisch perspectief of er geen berichten uitvallen. Hoe we onszelf verder willen doorontwikkelen? We gaan samen met partners kijken hoe we een zo efficiënt mogelijke werkwijze voor beide partijen kunnen neerzetten. Daarnaast onderzoeken we de mogelijkheid om ook andere ketenpartners – buiten het dagelijks onderhoudsproces om – te laten aansluiten op DataRotonde. Denk aan een installatiepartner. Dat is niet alleen fijn in termen van IT-beheerlast, maar zorgt ervoor dat we onze huurders zorgvuldiger van dienst kunnen zijn. De kans op fouten en eventueel herstelwerk wordt zoveel mogelijk verkleind, waardoor we meer in één keer goed doen. Zo houden we tijd over om het echte verschil te maken en van een gouden randje een gouden rand te maken voor onze huurders.”
Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Ellis Rijkers
Wat is het toch ieder jaar een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En wat was deze 13e editie - afgelopen…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine Maart 2024 - Huurderstevredenheid Inhoud Cécile Engelsma (WormerWonen): Huurderstevredenheid draagt bij aan ons bestaansrecht…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
