• CorporatieGids
• Nieuws

Van vastleggen naar gebruiken: Procesmanagement in de praktijk

Geplaatst door CorporatieMedia op Tuesday 10 March 2026

Hersense begeleidt woningcorporaties bij veranderingen die vaak groter zijn dan ze op papier lijken. Denk aan nieuwe systemen, andere manieren van werken of het beter organiseren van functioneel beheer. Het bureau werkt vrijwel uitsluitend voor corporaties en combineert projectmanagement, procesinrichting en functioneel beheer in één aanpak. Renée Reinartz werkt er ruim vier jaar, de laatste jaren ook als mede-eigenaar. Als projectmanager staat zij midden in de praktijk bij klanten. Sinds zo’n twee jaar werkt Hersense daarbij samen met Sensus BPM Online om processen niet alleen vast te leggen, maar ook echt te laten gebruiken.

Waar verandering vastloopt
Het begint vaak goed. Met heldere processen, gezamenlijke afspraken en het gevoel dat iedereen dezelfde kant op gaat. Zeker als meerdere organisaties samen optrekken.

En toch zie je na verloop van tijd verschil ontstaan. De één blijft ermee werken, de ander haakt langzaam af. Waarom werkt hetzelfde proces bij de ene organisatie wel, en bij de andere niet? Volgens Renée zit dat ’m vaak in hoe processen landen in de organisatie.

“Het ontstaat vaak met een wat kleinere vraag,” zegt ze. “Er is iemand die risico’s in kaart wil brengen of iemand die meer grip wil hebben op de processen. Dat ontstaat dan vaak vanuit een kleinere groep mensen. Het moet daarna als een soort olievlek in de organisatie gaan landen.”

“Veel leveranciers kennen hun systeem inhoudelijk hartstikke goed,” vertelt Renée. “Dat loopt meestal wel. Het is vooral de vraag hoe we in de organisatie die mensen meenemen. Zodat ze weten welke beslissingen ze moeten nemen en waar processen wijzigen.”

Hoe processen echt landen
Renée noemt als voorbeeld een traject waarbij zeven woningcorporaties samen aan de slag gingen met procesinrichting.

“Ze gingen samen een implementatie doen,” vertelt ze. “Er werd een soort blauwdruk ontwikkeld, waarbij die processen heel centraal stonden. En dat was ook de eerste keer dat ik met Sensus in contact kwam. We hebben toen gekeken of we daar best practice-modellen van konden maken, zodat de woningcorporaties die ook onderling konden delen.”

In het begin was het enthousiasme groot. De processen waren vastgelegd en overzichtelijk. “Je ziet dan ook dat ze aan het begin heel blij zijn dat die processen er zijn,” zegt Renée. “Maar je merkt ook vrij snel dat het dan weer verwatert. Van die zeven gaan er uiteindelijk twee of drie nog inhoudelijk echt mee aan de slag.”

Bij die corporaties verandert het gesprek. “Dat wakkert gesprekken aan over wie er nou verantwoordelijk is en wie het uitvoert,” zegt ze. “En mensen worden zich bewuster van de afhankelijkheden ten opzichte van elkaar. Dat zijn mooie projecten.”

Waarom Sensus helpt om processen levend te houden
In dat soort trajecten ondersteunt Hersense organisaties bij procesinrichting, waarbij een centrale procesomgeving (zoals Sensus BPM Online) helpt om het werk eenduidig vast te leggen. Sensus biedt structuur en een centrale plek voor processen. Hersense helpt organisaties om daar in de praktijk mee te werken. Zo wordt procesmanagement onderdeel van het dagelijks werk.

“Sensus helpt om processen op een overzichtelijke en eenduidige manier te modelleren,” zegt Renée. “Zodat je dat ook consequent op dezelfde manier doet. Je weet gewoon: dit is input, dit is output, hier stopt het proces en daar linkt het door.”

In vergelijking met andere platforms biedt Sensus volgens haar meer diepgang, zonder het ingewikkeld te maken. “Je kunt vastleggen in welke applicatie je iets doet, welke werkinstructie erbij hoort en welke risico’s of KPI’s eraan hangen. Dat maakt het veel completer.”

Andere systemen maken procesmanagement soms complexer dan nodig, of juist te eenvoudig. Wat passend is, hangt sterk af van waar je de tool voor gebruikt en hoe volwassen je beheerorganisatie is. Sensus biedt daarin een middenweg: voldoende diepgang, zonder dat het beheer onnodig ingewikkeld wordt.

“Op het moment dat het beheer te complex wordt, vertellen corporaties dat zij het zelf niet meer kunnen bijhouden. Dan ligt de kennis maar bij één of twee personen in de organisatie, waarmee het heel kwetsbaar wordt.”

Wat organisaties nodig hebben om het vol te houden
Volgens Renée vraagt duurzaam procesmanagement ook om duidelijke keuzes in de organisatie. Niet alleen bij het begin, maar juist daarna.

“Sowieso denk ik dat het belangrijk is om een volwassen beheerorganisatie te hebben of die na te streven,” zegt ze. “Met duidelijke rollen. Zoals een proceseigenaar of processpecialist, vaak gecombineerd met data-eigenaarschap, functioneel beheer en kerngebruikers. Die moeten een wisselwerking hebben.”

Veel corporaties willen daarnaast stappen zetten richting datagedreven werken.
“Maar dat kan volgens mij alleen als je weet hoe je processen lopen en waar je data vandaan komt,” zegt Renée. “Je wilt weten wat je KPI’s zijn en die relateren aan je proces.”

Voor Hersense is dat geen eindpunt, maar een manier van werken. Beginnen bij wat er speelt. Rust aanbrengen. En zorgen dat veranderingen ook na het project blijven werken.

Hoe processen gesprekken op gang brengen
Voor Renée zit de kern niet in het model, maar in wat het losmaakt: als processen gesprekken op gang brengen. Over verantwoordelijkheden, afhankelijkheden en hoe het werk écht loopt. En daarna gaat het pas echt werken: door verbeteringen klein te maken en ze stap voor stap door te voeren. Hersense werkt daarbij vaak kortcyclisch, bijvoorbeeld met de werkwijze EasyScrum, zodat verbeteringen praktisch uitvoerbaar blijven.

Dat begint vaak met één vraag, en de keuze om die serieus te nemen. Hersense helpt organisaties daarbij. Sensus biedt houvast. Zo verdwijnen processen niet in een la, maar blijven ze werken.

Bron: Sensus process management, Foto: Hersense