• Home
• Nieuws

William Giltay (Trivire): Standaarden laten je met nieuwe bril naar huidige processen kijken

Geplaatst door CorporatieMedia op Tuesday 6 November 2018

De verantwoordingsdruk bij woningcorporaties is de laatste jaren sterk gestegen. Logisch dat corporaties daarom kijken naar mogelijkheden om makkelijker verantwoording af te leggen. Woningcorporatie Trivire uit Dordrecht is samen met Aareon een RGS-pilot gestart met als doel om op basis van gestandaardiseerde codering van financiële gegevens tot een grootboekrekeningschema te komen. Is volledige standaardisering het antwoord om de verantwoordingsdruk te doen verminderen? Een gesprek met Financieel Adviseur William Giltay.

Doordat de corporatiesector meer onder een vergrootglas ligt, is voor Trivire zowel intern als extern de verantwoordingsdruk toegenomen, legt William uit. “Binnen Trivire merken wij bijvoorbeeld dat investeringsbesluiten vragen om extra verantwoording. Buiten de corporatie zijn bijvoorbeeld de door de toezichthouders gevraagde dVi en dPi verantwoordelijk voor meer verantwoordingsdruk. Het belang van goede en soms uitgebreide verantwoordingsdocumenten is daardoor gegroeid. Daarbij wordt de lat voor deze producten steeds hoger gelegd voor zowel kwaliteit als snelheid.”

Andere rol
Om de groeiende druk bij te benen, heeft de Dordrechtse corporatie extra medewerkers in moeten zetten. “Verschillende medewerkers hebben een andere rol binnen de organisatie gekregen,” legt William uit. “Ze zijn verantwoordelijk gemaakt voor een bepaald proces inclusief alle data die in dat proces wordt gebruikt. Deze rol noemen wij: data-eigenaar. Daarnaast hebben wij meer fte toegewezen aan het maken van rapportages en de controle ervan. Daarop aansluitend is de invoering van de – voor Trivire nieuwe – functie van business controller, die het management advies geeft bij het nemen van strategische besluiten. Ook heeft de vraag om meer verantwoording effect gehad op de waardering van het bezit tegen marktwaarde in verhuurde staat. Hiervoor was voorheen andere data nodig, waardoor wij nu ‘nieuwe’ data moeten registreren.”

Kleine stapjes, juiste richting
Om gebruik te maken van standaarden om verantwoording makkelijker af te leggen, moest Trivire eerst de datakwaliteit verbeteren. William: “Wij hebben eerst naar de basis gekeken: de gegevens over ons bezit en de gegevens over onze klanten. Mijn motto is: je kunt beter kleine stapjes in de juiste richting zetten, dan slechts praten over die ene grote stap. Het aanwijzen van de data-eigenaren van bepaalde processen was daar een onderdeel van. Deze medewerker werkt samen met de proceseigenaar om de datakwaliteit voortdurend te borgen.”

Nieuwe bril
“Een voordeel van standaardiseren is dat met een nieuwe bril naar de huidige processen wordt gekeken,” vervolgt William. “We kijken waar het handig en doelmatig is om zoveel mogelijk te standaardiseren. Het uiteindelijke doel daarbij is efficiencywinst, en ruimte creëren om andere dingen op te pakken. Ik verwacht overigens niet dat Trivire – of welke corporatie dan ook – ooit volledig gestandaardiseerd wordt. Er zijn altijd gebieden die maatwerk vragen. Wel wordt hierdoor informatie uniform ontsloten aan gestandaardiseerde systemen. De kans op aanlevering van onjuiste informatie wordt verkleind.”

RGS-pilot
Een gebied waar William bijvoorbeeld nog genoeg ruimte voor maatwerk ziet, is bij het Referentie Grootboek Schema (RGS), een proces dat als doel heeft om op basis van gestandaardiseerde codering van financiële gegevens tot een grootboekrekeningschema te komen. “RGS is een standaard met een vooraf vastgestelde taxonomie, maar onder een bepaald niveau kun je die informatie naar wens verrijken. Salariskosten zijn bijvoorbeeld binnen RGS opgenomen, maar wij als Trivire willen ook onderscheid maken tussen verschillende medewerkersfuncties. Op die manier hebben wij intern het maatwerk dat wij willen, maar is de overkoepelende kostenpost ‘salariskosten’ standaard bruikbaar in RGS.”

De Dordrechtse corporatie voert de RGS-pilot uit met haar ERP-leverancier Aareon. “In deze pilot kijken wij of ons ERP-systeem Tobias AX voldoet aan de eisen om met RGS te kunnen werken. Tijdens de pilot kijken we naar bijvoorbeeld zaken waar we als gebruiker of leverancier tegenaan lopen bij de implementatie. Die ervaringen worden gedeeld en kunnen gebruikt worden bij het invoeren van RGS bij andere woningcorporaties.”

Meedenken en invloed uitoefenen
Eerder werkte de corporatie ook al mee aan een pilot voor system-to-system aanlevering van verantwoordingsdata. “RGS bouwt daarop voort. Wij zien het Referentie Grootboek Schema als essentiële basis om system-to-system te kunnen werken. Het grote voordeel voor ons is dat door mee te werken aan pilots, wij kunnen meedenken en invloed kunnen uitoefenen op de definitieve oplossing. We kunnen nu alvast met het gebruik van RGS oefenen, leren van onze fouten en met onze feedback anderen ervoor behoeden.”

Beter vergelijken
Naast het makkelijker afleggen van verantwoording wil Trivire door het gebruik van standaarden als RGS zichzelf beter kunnen vergelijken met collega corporaties. “Door onszelf te spiegelen met gelijkwaardige woningcorporaties kunnen wij zien waar we het – bijvoorbeeld financieel – goed of minder goed doen,” legt William uit. “Dit kan komen door een keuze, bijvoorbeeld het hebben van hogere incassokosten en tegelijkertijd minder ontruimingen en lagere huurachterstanden. Die informatie stelt ons vervolgens in staat de processen en bedrijfsvoering te verbeteren.”

Meer standaarden
“Ik verwacht dat standaarden als het Referentie Grootboek Schema de komende jaren gemeengoed in de sector zullen worden,” sluit William af. “Dat wordt vooral aangejaagd omdat de verantwoordingsvraag van dVi en dPi via Standard Business Reporting gaat lopen. Het is dan ook niet zo dat wij ‘klaar’ zijn na het invoeren van RGS. De komende jaren zullen er steeds meer standaarden komen vanuit externe toezichthouders om het verantwoorden efficiënter en makkelijker te maken. Ook zal er intern steeds meer worden gestandaardiseerd, zodat iedereen binnen Trivire dezelfde taal spreekt.”

Bron: CorporatieGids Magazine | Foto: Carin du Burck