• Home
• Nieuws

Bjorn Böhmer (Ons Huis Apeldoorn): Nauw samenwerken met ICT-leveranciers levert groot voordeel op

Geplaatst door CorporatieMedia op Tuesday 7 August 2018

Slechts vijf maanden duurde de implementatie van de fusie tussen woningcorporatie Ons Huis Apeldoorn en Woningbedrijf Warnsveld. Wat betekent zo’n korte doorlooptijd voor de organisatie, en hoe zorg je voor een vlekkeloze overgang? Een gesprek met Projectleider Bjorn Böhmer: “Maak gebruik van de expertise van je leverancier.”

Woningbedrijf Warnsveld was een kleine corporatie met ongeveer 600 vhe. De organisatie acteerde in een klein dorp – iets minder dan 10.000 inwoners – in de gemeente Zutphen. “Het was voor hen echter lastig in deze tijd met veranderende ICT en wet- en regelgeving om het hoofd boven water te houden,” vertelt Bjorn. “Woningbedrijf Warnsveld was daarom op zoek naar een fusiepartner, en omdat wij al wat bezit in dezelfde gemeente hadden kwamen we met elkaar in gesprek. Tijdens de verkennende gesprekken bleek dat Ons Huis en Woningbedrijf erg op elkaar leken. We zijn beide een redelijk platte organisatie met korte lijnen en de ambitie om dicht bij de huurder te staan.”

Uitgangspunt
De keuze voor een fusie was hierdoor snel gemaakt. Het uitgangspunt van deze samensmelting was dat er voor medewerkers en huurders zo weinig mogelijk zou veranderen. Bjorn: “Wij hebben er daarom voor gekozen om de systemen en processen van Woningbedrijf Warnsveld in zijn geheel op te laten gaan in Ons Huis. Dat was in verband met de korte doorlooptijd een groot voordeel, en zorgde ook voor minder discussies tijdens het traject.”

Volgens Bjorn ontkom je er echter niet aan dat sommige zaken voor huurders opeens anders moeten na een fusie. “Wij hebben geprobeerd zoveel mogelijk hetzelfde te houden, maar soms moeten processen gestandaardiseerd worden binnen de organisatie. Het incassoproces is daar een voorbeeld van. Ons Huis incasseert de huren vooraf aan het begin van de maand, terwijl Woningbedrijf Warnsveld dat meestal aan het eind van de maand deed. Voor sommige huurders voelt dat alsof ze na de fusie eenmalig ‘dubbel’ moesten betalen, terwijl het hen – wanneer ze vertrekken – juist voordeel oplevert omdat ze niet hoeven te betalen nadat ze weg zijn. Goede communicatie richting je huurders is daarbij essentieel.”

Overhevelen van informatie
Het opgaan in het ICT-landschap van Ons Huis betekende dat alle gegevens van Woningbedrijf Warnsveld moesten worden overgeheveld. Een behoorlijke klus, beaamt Bjorn. “We hebben afgelopen zomer groen licht gekregen voor de fusie, waarna wij vier maanden hadden alles te organiseren. Bij het overzetten hebben wij veel op Itris gesteund, de leverancier van ons primaire systeem.” Op de vraag hoe dit traject eruit zag, vertelt Bjorn. “Wij hebben eerst gekeken naar welke informatie Warnsveld in haar ERP-systeem had staan en welke informatie wij ook gebruiken. Daarbij werd extra nadruk gelegd op cruciale informatie, zoals bankrekeningnummers en adresgegevens. Vervolgens werd getest of de meest belangrijke processen nog steeds vloeiend liepen en of de data juist was. Het huurincassoproces was daar een voorbeeld van, omdat niet alleen de rekeningnummers goed moeten staan, maar ook bijvoorbeeld achternamen en huurprijzen.”

Betaalbare lasten
Eén van de doelen uit het ondernemingsplan van de gefuseerde corporatie is ‘goed wonen tegen betaalbare lasten’. “Efficiënt werken is daarvoor erg belangrijk,” legt Bjorn uit. “Als ICT-afdeling adviseren wij medewerkers hoe ze efficiënter kunnen werken en processen geoptimaliseerd kunnen worden. Een voorbeeld daarvan is de inspectieapp die wij vlak voor de fusie in gebruik hebben genomen bij de opname van woningen. Hiermee wordt een inspectierapport gegenereerd die de huurder meteen ontvangt en ook direct in ons ERP-systeem wordt gezet. Dit bespaart veel werk aan de achterkant.”

Vlot meebewegen
‘Vlot meebewegen op de constante veranderingen en ontwikkelingen’ is een andere belangrijke kernwaarde voor Ons Huis. Op de vraag wat ervoor nodig is om flexibel te zijn als organisatie, zegt Bjorn: “Je moet weten wat er om je heen speelt. Weet waar je partners mee bezig zijn en welke ontwikkelingen in de markt spelen. Daar kun je vervolgens rekening mee houden in je jaarplanning, en kun je vroegtijdig inspelen op eventuele interessante kansen.”

“Binnenkort komen wij met ons nieuwe informatiebeleidsplan waarin wij bijvoorbeeld ook samen met Itris onze processen verder willen doorlichten, om te kijken of, waar en hoe wij slimmer en efficiënter kunnen samenwerken. Het loslaten van maatwerk en omarmen van standaardisatie is daarbij wel een vereiste. Dit kan voor een organisatie misschien voelen als een stap achteruit, maar geeft de mogelijkheid om vervolgens twee stappen vooruit te zetten.”

Centrale plek voor data
De rol van een ERP-systeem wordt daardoor de komende jaren nog belangrijker. “Wij willen dat dit dé locatie wordt waarin alle data van Ons Huis wordt opgeslagen. Dit geeft ons de mogelijkheid om eventuele functies van het systeem goed te kunnen gebruiken, maar ook om effectief te koppelen met expertsystemen. We zijn niet de grootste organisatie in Nederland, maar door nauw samen te werken en te zorgen dat je met de neus dezelfde kant opstaat, levert dat groot voordeel op.”

Afronding
De fusie van begin dit jaar is inmiddels voor 98 procent afgerond, sluit Bjorn af. “Omdat wij in zo’n korte periode moesten fuseren, waren de primaire processen rondom 1 januari al ingeregeld. Nu kijken wij naar de randzaken, bijvoorbeeld welke gegevens uit de cartotheek wij willen bewaren en gebruiken of welke papieren documenten en plattegronden wij willen digitaliseren. Het woord ‘fusie’ is inmiddels al geschreven, nu moet alleen nog de laatste punt op de i worden gezet.”

Bron: CorporatieGids Magazine | Foto: Rob Voss